Josh Bersin : Pentingnya Membangun Komunikasi Dalam Organisasi

Josh Bersin : Pentingnya Membangun Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam setiap organisasi atau perusahaan selalu melibatkan adanya interaksi dan partisipasi aktif dari semua anggotany,a agar mereka dapat bekerjasama dengan baik. Interaksi tersebut juga harus melibatkan adanya komunikasi timbal balik yang baik diantara mereka. Komunikasi yang baik adalah komunikasi, yang menghasilkan kesamaan pendapat di antara para pelakunya.

Sebuah proses komunikasi bisa saja gagal, jika para pelakunya tidak memiliki kesamaan referensi ataupun pemahaman tentang sebuah hal. Karena ini nantinya bisa menimbulkan kesalahpahaman dan biasanya berakhir dengan ketegangan. Sehingga bisa berdampak buruk bagi perkembangan organisasi.

Oleh karena itu Josh Bersin, Global Industry Analyst dan Dpsen di Josh Bersin Academy menyebutkan bahwa komunikasi yang baik dan efektif sangat diperlukan oleh organisasi, apalagi di saat krisis ataupun di masa pandemi seperti sekarang ini. Dimana organisasi terpaksa mengadopsi sistem kerja fleksible, yang membuat karyawan mereka bekerja di waktu dan tempat yang berbeda.

Fenomena tersebut menarik perhatian para ahli di Josh Bersin Academy dalam sebyah gerakan Big Reset Initiative, yang memiliki anggota para pemimpin SDM di seluruh dunia. Guna membahas bagaimana cara memahami dan meningkatkan komunikasi secara efektif, diantara semua orang yang terlibat dalam organisasi.

Secara historis komunikasi dengan karyawan biasanya dilakukan oleh manajer SDM, yang terkadang tidak memiliki latar belakang profesional dalam komunikasi. Serta memiliki tanggungjawab lain di organisasi selain pekerjaan yang terkait. Dimana kemudian mereka melakukan inisiatif dengan menciptakan saluran sosial khusus, untuk membahas pekerjaan di rumah, keluarga dan masalah pekerjaan.

Namun kemudian hal ini mulai berkembang lebih jauh menjadi semakin penting-terutaa pada masa krisis seperti sekarang ini-dimana CEO juga harus ikut terlibat dalam proses komunikasi secara langsung dengan karyawannya.

Dari riset di Josh Bersin Academy tersebut kemudian mengungkapkan tiga hal yang mereka temukan, diantaranya adalah :

Pertama kurangnya integrasi. Pada saat ini hanya ada sangat sedikit platform komunikasi terintegrasi untuk HR. Tentu saja, hampir setiap HR Management System, platform pembelajaran dan sistem kolaborasi memiliki banyak fitur untuk komunikasi secara langsung kepada karyawan. Tetapi ketika manajemen ingin mempersonalisasikan komunikasi berdasarkan peran atau geografi ataupun mengirimkan jenis informasi spesifik dan melacak siapa saja yang telah membaca dan memahami konten tersebut, ternyata itu tidaklah mudah.

Di beberapa perusahaan, seperti Southwest Airlines, fungsi komunikasi karyawan telah digabungkan dengan komunikasi perusahaan. Sehingga terkadang ada masalah yang timbul ketika proses komunikasi kepada karyawan dengan penentuan kebijakan produk. Sehingga ketika terjadi krisis yang melibatkan masalah kesehatan dan keamanan, hal ini menjadi sulit untuk diselesaikan oleh bagian legal ataupun bagian keselamatan penerbangan.

Kedua terlalu spesifik. Pada perusahaan Johnson & Johnson pernah terjadi kasus dimana ada lebih dari satu platform komunikasi yang dipakai, sehingga hal tersebut justru mempersulit pihak manajemen dalam berkomunikasi dengan mereka yang berada di dalam organisasi. Hal ini terjadi karena bagian IT membuat platform komunikasi secara lebih spesifik dan memiliki banyak versi. mulai dari dari platform pengawasan karyawan, platform untuk pengembangan ketrampilan karyawan hingga kepada platform khusus tentang tanya jawab dengan fitur penjawab otomatis.

Menarik kesimpulan secara tepat dapat mengidentifikasi masalah, ataupun untuk memahami tren permasalahan yang sedang terjadi saat ini. Sehingga mempergunakan platform untuk berkomunikasi secara tepat menjadi sangat penting untuk diperhatikan.

Pada saat ini banyak perusahaan banyak mepergunakan platform yang berbasis Windows ataupun Android, guna berkomunikasi dengan karyawan mereka. Seperti aplikasi Microsoft Team ataupun Workplace dari Facebook. Namun demikian masih timbul permasalahan tentang bagaimana pihak manajemen melacak siapa yang telah membaca materi dan benar-benar memahaminya? Salah satu jawabannya adalah dengan mengembangkan platform HR perusahaan secara penuh.

Namun tentunya hal ini juga tidaklah mudah, karena mengembangna platform secara khusus untuk satu perusahaan tertentu membutuhkan biaya yang sangat mahal. Bahkan salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia telah menghabiskan lebih dari US $ 100 juta untuk membuat platform HR terintegrasi secara penuh. Untuk itu setiap perusahaan yang ingin membuat platform semacam ini haruslah dengan hati-hati merumuskannya dengan perusahaan konsultan dan desain, agar tidak terjadi pemborosan.

Berkat teknologi pula kini muncul alternatif baru dalam berkomunikasi secara langsung antara CEO dengan karyawan, yakni melalui realtime video seperti yang diaplikasikan lewat Zoom. Sehingga sebuah perusahaan dapat melakukan rapatnya mingguan secara terjadwal dengan semua bahian secara efektif, tanpa harus bepergian dari satu tempat ke tempat lainnya.

Ketiga, perusahaan memerlukan platform komunikasi secara terintegrasi. Seperti yang dilakukan oleh Guidespark yang membangun seluruh bisnis seputar komunikasi karyawan secara penuh dan terintegrasi dengan mudah. Sehingga hal ini membuat perusahaan seperti Schwab, RS St Joseph, dan Ford menggunakan platform Guidespark untuk semua program komunikasi utama mereka.

Hal ini tentunya akan mempermudah manajemen dalam mengelola komunikasi mereka dengan karyawan, termasuk pula ketika membuat penilaian tentang absensi ataupun produktivitas secara cepat. Bahkan pula ketika menyampaikan pengumuman penting yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan secara umum, ataupun khusus secara lebih segmented kepada karyawan bagian tertentu.

Akhirnya kita harus memperhatikan bahwa komunikasi karyawan dirancang untuk mendukung perubahan. Oleh karena itu komunikasi harus memasukkan unsur pemasaran dan pembelajaran, di samping mengikuti praktik komunikasi terbaik. Ketika perusahaan meluncurkan produk baru, penawaran layanan baru, atau kebijakan baru, tentunya pihak manajemen ingin setiap karyawan untuk mengetahuinya, memahami cara kerjanya, dan belajar bagaimana hal itu mengubah peran mereka.

Selain itu kita juga harus mengingat bahwa komunikasi karyawan, adalah cara untuk menyatukan orang. Banyak sistem komunikasi sekarang melibatkan orang dalam percakapan yang sedang berlangsung, membiarkan orang memberikan umpan balik dan memasukkan emoji pada berbagai pilihan untuk membantu karyawan merasa terlibat.

Sumber/foto : hrmasiamedia.com/strivr.com