Delapan Etika yang Harus Diperhatikan Ketika Melakukan Rapat Menggunakan Zoom

Delapan Etika yang Harus Diperhatikan Ketika Melakukan Rapat Menggunakan Zoom

Sejak pandemi mulai meluas ke seluruh dunia, banyak organisasi mulai membatasi aktivitas pertemuan fisik mereka dan salah satu solusinya adalah melakukan rapat secara online melalui bantuan berbagai aplikasi. Salah satunya adalah Zoom.

Akibatnya kini penggunaan aplikasi Zoom telah menjadi salah satu penunjang produktivitas dalam bekerja, dan tren ini setidaknya akan bertahan selama beberapa tahun ke depan. Bahkan ketika pola kerja hybrid mulai diperkenalkan secara perlahan seiring dengan melambatnya pandemi. Karena tidak bisa dipungkiri bahwa keuntungan dan tantangan dalam mempergunakan bisa sangat jauh berbeda, pada saat orang melakukan pertemuan tatap muka secara fisik. Artinya ada berbagai aturan berbeda pula yang harus diperhatikan oleh setiap orang ketika akan melakukan rapat secara online.

Beberapa organisasi memiliki pengalaman yang lebih mendalam kektika mempergunakan Zoom dan platform lain seperti Skype atau Microsoft Teams, sementara jutaan lainnya tidak. Jadi setidaknya sevagian dari kita masih membutuhkan banyak panduan ketika melakukannya dengan Zoom.

Berikut adalah delapan tips etika rapat zoom yang dapat membantu kita dalam memastikan rapat virtual yang lebih kohesif dan produktif untuk semua pihak yang terlibat.

1.Tepat waktu

Ketepatan waktu sangat penting untuk diperhatikan, walaupun kita melakukannya secara online. Kemacetan lalu lintas, antrean, dan mobil yang rusak bukan lagi alasan yang sah untuk keterlambatan, jadi ketika kita datang terlambat untuk rapat Zoom akan membuat reputasi seseorang menjadi tidak begitu bagus. Untuk itu sebelum melakukan rapat Zoom sebaiknya kita merencanakan sebelumnya, dan pastikan peralatan telah siap dan berada di depan komputer beberapa menit sebelum rapat dimulai.

2.Memperhatikan saat yang tepat untuk berbicara

Salah satu kecerobohan sebagian besar pengguna Zoom adalah ketika kita lupa menekan tombol Mute, sehingga mengakibatkan mikrifon menjadi aktif dan segala macam suara di sekitar kita terdengar oleh semua peserta rapat. Ini tentunya akan sangat mengganggu. Untuk itu sangat penting untuk memperhatikan setting pengaturan rapat Zoom sebelum terkoneksi.

Di sisi lain, ketika tiba saatnya untuk berbicara, luangkan waktu ekstra untuk memeriksa tombol Mute. Setiap orang sering membuat kesalahan dengan berbicara sebelum mematikan tombol mute. Selalu melakukan pengecekan sebelum berbicara dalam sebuah rapat online.

3.Mempelajari penempatan tombol kontrol

Menghapalkan perlengkapan tombol zoom juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Sehingga ketika rapat dimulai kita tidak terlihat bodoh karena tidak bisa mengoperasikan tombol secara benar.

Begitu pula ketika kita ingin berbicara dalam rapat sebaiknya memberitahukan terlebih dahulu kepada pemimpin rapat, melalui sistem chat dalam aplikasi Zoom. Kita juga perlu membiasakan diri dengan fitur host Zoom lainnya, seperti merekam rapat dan mengunci mikrofon semua peserta rapat lainnya, hingga kepada cara melalkukan pembagian slide kepada peserta lainnya.

4.Menunjuk peserta lain sebagai co-host

mengelola rapat Zoom terkadang terlalu rumit untuk dikerjakan sendiri, ada baiknya kita menunjuk peserta lain sebagai co-host di awal rapat. Sehingga kita dapat membagi tugas dalam mengelola rpat online.

Untuk memastikan rapat Zoom berjalan lancar, koordinasikan terlebih dahulu dengan orang yang akan menjadi co-hosting untuk segera menyelesaikan tanggung jawab mereka. Mendelegasikan peran seperti itu juga bisa menjadi cara yang baik untuk mendorong dan mengangkat anggota tim dengan memberi mereka sedikit pengaruh atau otoritas.

5.Melakukan setting video

Mengontrol penggunaan video selama rapat sangat penting untuk dilakuka, sehingga setiap peserta dapat melihat dan mendengarkan hal yang sama secara bersamaan. Melihat semua peserta dalam rapat online akan membuat rapat lebih menarik bagi semua orang yang terlibat.

6.Menghindari multi-tasking

Ketika melakukan Zoom sebaiknya kita harus fokus dalam mengelola rapat, meskipunhal ini mungkin lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Namun setidaknya kita harus menunjukkan profesionalitas dalam melakukan tugas dan tidak membaginya dengantugas lainnya pada saat yang bersamaan. Karena orang lain dapat mengetahui saat kita memeriksa email atau mengerjakan proyek lain. Perlakukan rapat Zoom seperti rapat tatap muka fisik, dan ini akan membantu kita tetap fokus.

7. Melakukan kontak mata

Kontak mata adalah kunci dalam menciptakan pertemuan yang lebih dinamis dan menarik, namun mencapai prestasi ini tidak sepenuhnya intuitif. Langkah pertama dalam “melakukan kontak mata” dengan peserta lain adalah menempatkan kamera sejajar dengan mata. Jika kita menggunakan laptop, pertimbangkan untuk mengambil meja laptop yang dapat membuat kamera laptop kita sejajar dengan mata.

8.Melakukan jeda lebih sering

Secara berkala kita harus melakukan jeda selama beberapa kali, hal ini dilakukan secara sengaja selama rapat, presentasi, atau diskusi Zoom dapat membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman pokok bahasan yang sama. Jeda setelah saat berbicara dapat membantu semua orang untuk mengikuti apa yang dibicarakan dalam sebuah rapat. Jeda juga akan mengurangi kemungkinan peserta berbicara satu sama lain.

Meskipun berhenti sejenak saat berbicara mungkin terasa agak tidak wajar pada awalnya, namun kita akan segera menyadari bahwa meninggalkan jarak yang lebih jauh antara poin pembicaraan akan menghasilkan rapat Zoom yang lebih fungsional dan produktif.

Sumber/foto : theladders.com/entrepreneur.com