10 Cara Mengefektifkan Rapat Virtual
Memiliki hubungan dan koneksi dengan orang lain sangat penting untuk kesehtaan dan kesejahteraan mental dan fisik. Seperti halnya pertemuan dan hubungan di tempat kerja yang sangat berarti bagi seluruh pekerja, mulai dari atasan, bawahan maupun stakeholder. Dengan adanya work from home dan social distancing sekarang ini, membuat pekerja tak saling berkomunikasi. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan teknologi untuk tgetap terhubung secara bermakna dala rapat atau pertemuan virtual.
Meaningful connection atau koneksi yang bermakna sendiri berarti interaksi dimana orang merasa diterima, dipahami dan didukung. Merasa didengarkan, diperhatikan dan rasa memiliki. Interaksi yang menimbulkan perasaan ini disebut sebagai koneksi berkualitas tinggi. Hal itu tidak hanya pada kehidupan pribadi seseorag, juga berlaku pada hubungan bekerja. Oleh karena itu, penggunaan teknologi dengan koneksi dan petermuan secara virtual sangat disarankan agar tetap terhubung. Demikian seperti yang dijelaskan oleh Wayne Baker, Ph.D., Direktur Fakultas dari Pusat Organisasi Positif di Ross of Business School University of Michigan.
Kemudian Baker juga memberikan 10 panduan untuk mempromosikan koneksi yang berarti dalam pertemuan virtual.
1. Selalu Siap Setiap Waktu
Pertama dan terpenting, semua orang harus memiliki video. Tanpa melihat satu sama lain, hampir tidak mungkin untuk membuat koneksi yang bermakna. Terkadang masih ada orang mematikan video atau menelepon di smartphone mereka tanpa menggunakan kamera. Saat mematikan video, itu bisa menunjukkan bahwa orang tersebut tidak benar-benar memperhatikan atau berpartisipasi.
Namun kadang-kadang, peserta harus mematikan video mereka karena konektivitas Internet yang lemah. Masalah ini lebih sering terjadi sekarang karena kebanyakan dari kita terhubung dari rumah. Jadi, jangan selalu menganggap bahwa video tidak aktif berarti bahwa seseorang tidak memperhatikan. Buat video sesuai harapan dan cek secara individual dengan mereka yang mungkin memiliki masalah konektivitas.
2. Aktif Menghubungkan
Rapat virtual atau tatap muka berfungsi lebih baik ketika seseorang memimpin ada dan memfasilitasi rapat. Dalam satu pertemuan virtual, ketika tidak ada yang secara aktif memfasilitasi, menghasilkan saat-saat canggung, hanya saling memandang dan tidak ada yang tahu apa yang harus dilakukan atau dikatakan. Pertemuan virtual harus difasilitasi secara aktif. Ini tidak berarti bahwa fasilitator mengambil tugas yang berat. Ini berarti bahwa seseorang perlu mengadakan pertemuan untuk memastikan pertemuan itu berjalan dengan lancar, bergerak maju, tetap tepat waktu, dan menghasilkan koneksi yang bermakna.
Fasilitator dapat menjadi pemimpin formal, tetapi tidak harus demikian. Kita dapat merotasi peran fasilitator, selama siapa pun yang memfasilitasi dibentuk sebelum pertemuan berlangsung.
3. Menyadari Keterbatasan
Sekarang ini kita berada pada masa yang menakutkan, dan selalu khawatir. Kegagalan untuk mengakui bahwa, setidaknya pada awal pertemuan virtual, menyangkal kenyataan yang kita semua hadapi. Berusaha melakukan bisnis seperti biasa tanpa mengakui kenyataan yang menghabiskan perhatian kita akan membuat orang merasa terputus. Mengakui kenyataan bukan berarti kita harus memikirkannya.
“Misalnya di salah satu kelas virtual saya semester ini, pembicara tamu saya adalah Jim Mallozzi, yang adalah CEO dan Ketua Real Estat dan Relokasi Prudential. Mahasiswa MBA saya bertanya kepadanya apa yang akan dia lakukan sebagai pemimpin sekarang. Dia mengatakan itu penting untuk membuat orang tahu bahwa Anda juga takut dan khawatir. Melakukan hal itu tidak mengurangi peran Anda sebagai seorang pemimpin, itu memperkuatnya. Mengakui kenyataan menunjukkan empati. Ini menunjukkan bahwa kita semua terlibat bersama”, jalas Baker.
4. Partisipasi Aktif
Fasilitator harus memandu pertemuan dengan cara yang memastikan semua orang berpartisipasi. Jika, misalnya, kita melakukan serangkaian perkenalan, fasilitator mungkin membiarkan orang menjadi sukarelawan, tetapi kemudian memanggil mereka yang tidak memperkenalkan diri. Jika ingin orang-orang berbagi cerita pribadi, pastikan semua orang tahu bahwa mereka diharapkan untuk membagikan ceritanya dan untuk memanggilnya untuk memastikan mereka melakukannya. Jika tidak, ekstrovert dalam grup akan berbicara, dan introvert hanya akan mendengarkan.
Pedoman ini mengomunikasikan bahwa setiap orang diharapkan untuk berpartisipasi. Harapan ini mungkin awalnya tidak nyaman, tetapi secara psikologis lebih mudah untuk berpartisipasi jika kita tahu bahwa semua orang harus melakukannya. Seiring waktu, itu menjadi lebih mudah dan lebih nyaman.
Partisipasi adalah wajib, tetapi memastikan itu secasra baik dan terarah. Panggillah orang, tetapi jangan membuat mereka mendapat sorotan, juga jangan menekan atau memaksa. Secara umum, pandu rapat sehingga semua orang berpartisipasi. Jika mengelola grup besar, kita dapat membaginya menjadi yang kecil. Atau, dapat menyebarkan partisipasi di berbagai sesi. Misalnya, setengah dari kelompok dapat berbagi di sesi pertama, setengah di yang kedua.
5.Saling Memperkenalkan
Secara bergantian memperkenalkan diri dengan kelompok. Introduksi sangat penting ketika beberapa atau semua anggota grup tidak mengenal satu sama lain, atau tidak mengenal dengan baik. Tetapi bahkan jika saling mengenal, kita memiliki informasi baru untuk dibagikan. Sebagian besar dari kita bekerja dari rumah. Beri tahu orang lain di mana kita berada. Karena video aktif, luangkan waktu sejenak untuk menunjukkan lingkungan kita. Dalam satu pertemuan virtual, masing-masing dari kami melepaskan kamera atau memutar laptop untuk berkeliling ruang kerja kami, mengomentari foto, gambar di dinding, benda fisik, atau bahkan hewan peliharaan atau anak sesekali yang berkeliaran. Dalam sesi selanjutnya, anggota dari kelompok dapat memperkenalkan kembali diri mereka sendiri, menggunakan saran dalam Pedoman # 6.
6.Membuat Rapat Yang Menyenangkan
Luangkan waktu untuk menjadikan sesi kita pribadi. Perkenalan memulai proses. Tentu saja, kita mungkin memiliki urusan yang harus dilakukan. Namun, jika memungkinkan, setidaknya dalam satu atau dua sesi, pisahkan pribadi dan bisnis. Dalam salah satu pertemuan staf virtual pertama, kami menghabiskan sebagian besar waktu bergiliran dan berbicara tentang apa yang kami rasakan, keluarga kami, kekhawatiran kami, dan kekhawatiran.
Menjadikannya pribadi bisa menyenangkan. Bermakna berarti berbagi sesuatu tentang diri kita, tentang keluarga, hobi, aspirasi dan impian.
Tentu saja, ada banyak cara untuk menjadikannya pribadi. Kita tidak harus memikirkannya sendiri. Libatkan kelompok. Mintalah semua orang untuk saran tentang bagaimana menjadikannya pribadi dalam pertemuan virtual yang akan datang.
7.Siap Mempelajari Hal Baru
Mempelajari sesuatu yang baru adalah pengalaman yang produktif dan positif. Belajar bersama adalah momen manusia kolektif. Mintalah peserta secara sukarela untuk memberikan presentasi singkat tentang sesuatu yang menarik dan menyenangkan. Dalam satu kelompok, kami menemukan bahwa seorang peserta adalah pengamat burung yang rajin dan anggota Masyarakat Audubon. Dia memberikan presentasi 15 menit burung-burung bermigrasi ke daerah itu, menunjukkan foto-foto closeup yang menakjubkan. Dalam sesi virtual lain, seorang arkeolog memberikan presentasi singkat tentang fakta-fakta yang diketahui tentang piramida Mesir. Foto yang lebih menakjubkan.
Ada banyak pengetahuan dan pengalaman di grup. Mintalah peserta membagikan gairah, hobi, hiburan, dan pengetahuan mereka dengan kelompok. Belajar sesuatu yang baru bersama.
8. Aktif Dalam Rapat
Setiap platform konferensi video menawarkan opsi obrolan. Opsi ini sangat membantu dalam pertemuan virtual besar, karena memberi setiap orang kesempatan untuk berbincang, berkomentar, atau mengajukan pertanyaan. Di balai kota virtual baru-baru ini, misalnya, opsi obrolan sering digunakan. Belakangan, orang-orang berkomentar tentang kualitas tinggi dari diskusi obrolan bahkan lebih baik daripada apa yang akan terjadi di balai kota secara langsung. Kami menemukan bahwa opsi obrolan bermanfaat di ruang kelas virtual, terutama dengan kelas besar. Juga belajar bahwa siswa di kelas virtual akan memiliki backchannel, seperti Slack. Ini jalan lain untuk menciptakan momen manusia virtual.
Dari waktu ke waktu, fasilitator atau pemimpin harus berhenti sejenak untuk menanggapi komentar atau pertanyaan obrolan. Jika tidak mungkin untuk menutupi semuanya, Anda dapat menangkap dan menyimpan obrolan, merespons setelah rapat virtual selesai.
9. Menggalang Kerjasama
Banyak praktik tim yang dilakukan tatap muka dapat direplikasi dalam sesi tim virtual. Pertimbangkan, misalnya, standup harian atau mingguan. Standup ini biasa terjadi di tim pengembangan IT dan perangkat lunak, tetapi penerapannya luas untuk semua jenis tim. Dalam versi tatap muka, semua orang berdiri dalam lingkaran. Satu per satu, setiap orang membahas tiga hal, yaitu apa yang saya kerjakan kemarin, hari ini, dan bantuan, sumber daya, atau bantuan yang di butuhkan.
Di Menlo Innovations, misalnya, programmer dan staf mengadakan standup setiap hari pukul 10 pagi. Dibutuhkan kurang dari 15 menit. Setiap tim dapat menggunakan latihan standup dalam sesi virtual. Aturan yang sama berlaku. Setiap orang berpartisipasi, satu per satu, mencakup tiga poin. Kita dapat menyesuaikan titik-titik ini untuk kebutuhan khusus, atau, menambahkan titik. Misalnya, anggota satu tim kepemimpinan mencakup tiga poin tetapi juga keempat. Karena tim ingin menjadi organisasi pembelajaran, poin keempat ini menjadikan belajar bagian dari standup.
Orang-orang merasa lebih baik ketika kita mempertahankan rutinitas dan ritual. Pertimbangkan rutinitas atau ritual yang biasa dan pikirkan tentang bagaimana kita dapat mereplikasi mereka dalam lingkungan virtual.
“Sebagai contoh, kolega saya dapat meniru hampir ritual pribadi yang mereka gunakan ketika siswa memperkenalkan diri. Misalnya, mereka menggunakan fungsi papan tulis di Zoom untuk menghasilkan agenda tulisan tangan — seperti yang akan mereka lakukan secara langsung. Kemudian, mereka membuat meja virtual dengan kursi dan meminta semua orang untuk “duduk di meja.” Setiap siswa menulis nama mereka di kursi virtual. Fasilitator kemudian berkeliling meja, meminta setiap orang untuk memperkenalkan diri dan membagikan sesuatu yang ingin mereka rayakan, mereplikasi proses yang akan mereka gunakan dalam sesi kelas pribadi,” ungkap Baker.
10.Melakukan Praktek
Percobaan dengan pedoman ini. Beri mereka mencoba, belajar, beradaptasi, dan terus berusaha. Yang penting adalah untuk memulai, belajar bagaimana membuat koneksi yang bermakna dalam pertemuan virtual. Bekerjalah secara kolektif, dan kita akan segera belajar cara membuat dan mempertahankan momen manusia virtual.(Artiah)
Sumber/foto : psychologytoday.com/expressvirtualmeetings.com
Facebook
Twitter
Instagram
YouTube
RSS