Tujuh Hambatan yang Harus Diatasi Organisasi dalam Mengelola Remote Working

Tujuh Hambatan yang Harus Diatasi Organisasi dalam Mengelola Remote Working

Sejak semakin menyebarnya COVID-19 di seluruh dunia dan pernyataan sebagai pandemi oleh Organisasi Kesehatan Dunia (WHO), telah banyak membuat banyak perusahaan mulai menyadari pentingnya remote worker. Mereka kemudian menyadari bahwa bekerja dari luar kantor merupakan altenatif terbaik dalam rencana darurat mereka, agar organisasi tetap bisa berjalan. Di banyak negara berbagai perusahaan telah meminta karyawannya untuk bekerja dari jarak jauh, dan telah membuat keberadaan tim virtual menjadi salah satu struktur organisasi mereka saat ini.

Ada banyak hambatan dalam mengorganisasi tim virtual dalam sebuah organisasi, namun demikian tidak bisa dipungkiri lagi bahwa tim ini dapat berkontribusi secara signifikan pada bisnis. Serta dapat membuktikan sebagai keputusan terbaik yang dapat dibuat organisasi untuk jangka panjang. Proses ini dapat dimulai dengan menyiapkan infrastruktur dan teknologi yang tepat, dan meningkatkan saluran komunikasi ke tingkat yang lebih baik. Untuk memastikan kesuksesan hari ini, berikut adalah tujuh masalah utama yang harus diatasi oleh tim virtual agar bisa efektif dalam bekerja.

1. Hambatan Komunikasi

Baik tim kerja tradisional maupun yang bekerja jauh sama-sama mampu memiliki masalah komunikasi. Kurangnya komunikasi dapat mengganggu tim jarak jauh. Untuk menghindari masalah komunikasi dalam tim virtual, para pemimpin harus memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan komunikasi yang memadai. Ini akan memastikan bahwa anggota tim ini dapat berbagi ide-ide kompleks secara terorganisir dan menyerap banyak informasi. Pemimpin juga harus mempromosikan budaya komunikasi, dimana anggota tim menerima umpan balik yang konstan dan memahami bagaimana berkomunikasi satu sama lain. Organisasi juga harus berinvestasi dalam komunikasi dan teknologi manajemen proyek untuk mengoptimalkan alur kerja.

2. Rendahnya Tingkat Komitmen

Mirip dengan komunikasi, komitmen yang rendah dapat berdampak pada moral tim. Ketika situasi ini muncul para pemimpin sering memutuskan, untuk membatalkan pengaturan kerja jarak jauh. Serta berhenti mempekerjakan freelancer dan mendorong semua staf mereka kembali ke kantor. Namun para ahli menyarankan para pemimpin untuk mendorong kebiasaan yang mengarah pada perasaan kepercayaan, koneksi, dan tujuan bersama. Cara terbaik bagi para pemimpin untuk menutup kesenjangan kepercayaan dalam tim kerja jarak jauh, adalah dengan menjaga misi yang jelas, mendorong kolaborasi dan membangun tim, dan mengembangkan keterampilan kepemimpinan jarak jauh.

3.Ketimpangan Teknologi

Keberhasilan tim virtual ataupun remote working sangat bergantung pada pemanfaatan teknologi secara tepat. Ketika teknologi tidak memadai, atau kolaborator tidak mengelola alat ini dengan baik, serangkaian masalah komunikasi dan kinerja mungkin muncul. Organisasi harus berinvestasi dalam teknologi yang tepat, memastikan bahwa tim memiliki semua alat yang mereka butuhkan untuk menjadi yang paling produktif, dan tetap mengikuti perkembangan teknologi terbaru untuk membantu tim virtual bekerja lebih baik.

4. Kesenjangan Proses

Bisnis juga cenderung mengharuskan tim virtual untuk mengikuti prosedur yang tidak perlu atau tidak efektif, daripada meluangkan waktu untuk menyesuaikan proses mereka dengan dinamika unik dari pekerjaan jarak jauh. . Ini menghasilkan hilangnya waktu, motivasi dan produktivitas yang signifikan dari anggota tim. Bisnis harus terus-menerus mengoptimalkan dan memantau proses internal untuk membatalkan atau mengganti langkah-langkah yang tidak efisien. Berfokus pada memenuhi tujuan secara efektif alih-alih proses, sangat penting ketika mengadaptasi model kerja tradisional ke tim virtual.

5. Tantangan Produktifitas dan Manajemen Waktu

Banyak perusahaan memandang pekerjaan berbasis rumahan sebagai ancaman terhadap kontrol mereka terhadap produktivitas karyawan. Tentu saja akan tetap ada individu yang tidak menggunakan waktu mereka secara produktif ketika mereka tidak terus-menerus diawasi. Namun, ini lebih merupakan pengecualian daripada aturan, terutama ketika berkolaborasi dengan freelancer yang terbiasa bekerja secara virtual.

Manajer harus menetapkan tujuan dan deadline yang jelas untuk mengukur kemajuan pekerjaan dan memastikan, bahwa tugas dipenuhi tepat waktu dan dengan benar. Pemimpin harus berbagi dan menerapkan praktik untuk meminimalkan kegiatan yang dapat mengurangi produktivitas tim. Organisasi juga harus waspada terhadap tanda-tanda kelelahan karyawan. Kehilangan kontrol itu dapat menyebabkan risiko karyawan kehilangan motivasi dan komitmen, atau bahkan mengundurkan diri.

6. Hambatan Geografis dan Budaya

Tim yang melakukan remote working dapat berkontribusi pada inovasi dan pertumbuhan, tetapi perbedaan seperti bahasa, zona waktu, atau budaya juga dapat menimbulkan tantangan tertentu. Untuk itulah penting bagi organisasi untuk memberikan pelatihan dan kursus bagi mereka, dalam meningkatkan keterampilan komunikasi mereka di aspek teknis atau menggunakan penerjemah berpengalaman. Ketika kolega berada di zona waktu yang berbeda, atur jadwal pengiriman dengan tenggat waktu pada hari dan jam tertentu. Organisasi juga harus menetapkan kode komunikasi yang jelas untuk tim berdasarkan ra saling menghargai, keterbukaan , dan empati. Manajer juga harus mengembangkan hubungan dekat dengan kolega, sehingga mereka dapat merasa nyaman berbagi kesulitan budaya yang mungkin mereka hadapi.

7. Memimpin Tim Virtual

Salah satu masalah utama yang dihadapi tim yang memiliki anggotanya secara tersebar adalah dalam hal kepemimpinan. Banyak manajer atau pemimpin proyek dapat mencapai keberhasilan berkat interaksi tatap muka secara intensif. Semua manajer tersebut memiliki kemampuan memberikan feedback secara instan dan konsisten, bergantung pada komunikasi tatap muka atau verbal setiap kali subjek penting membutuhkan diskusi, dan memiliki keterampilan komunikasi yang luar biasa. Para pemimpin ini juga mempromosikan ikatan tim yang lebih solid untuk membantu anggota saling mengenal satu sama lain di luar pekerjaan mereka. Sehingga ini akan semakin mempererat hubungan dan komunikasi diantara mereka.

Tidak ada pengaturan kerja yang dikecualikan dari tantangan – pengaturan kantor tradisional dan penggunaan pekerja lepas atau pekerja jarak jauh akan menghadirkan kelebihan dan kekurangan. Namun dengan pergeseran teknologi dan tren yang berkembang dalam cara orang bekerja, tim virtual dan kerja jarak jauh dengan cepat menjadi norma baru dalam cara kita bekerja. Sudah saatnya bagi organisasi untuk memperhatikan dengan serius nilai yang ditawarkan oleh tim virtual. Al, tanda-tandanya adalah pekerjaan jarak jauh akan menjadi standar masa depan, jadi apa waktu yang lebih baik untuk memulai daripada sekarang.

Sumber/foto : hrasiamedia.com/panopto.com