Memahami Empat Hal Penting Dalam Mengelola Event Kantor Secara Online

Memahami Empat Hal Penting Dalam Mengelola Event Kantor Secara Online

Sekarang ini teknologi digital bukan hanya mengubah cara seseorang dalam berinteraksi dan bekerja saja. Namun juga telah merubah bagaimana seseorang bekerja. Hal ini sejalan dengan hasil studi The Economist Corporate Network dengan judul The Impact of AI and Automation on the Workplace: The Role of the CEO in Shaping the Workplace of Tomorrow, menyebutkan di masa depan tempat kerja akan semakin mobile. Para karyawan tidak harus ke kantor, karena dengan teknologi kolaborasi hasil pekerjaan mereka bisa saling terhubung.

Sekarang ini banyak dari kita yang telah beralih dengan bekerja di rumah daripada seharian berada di kantor . Alat kolaboratif seperti Slack, Zoom dan Google Hangouts telah menjadi sebuah alternatif efektif, untuk tetap saling terhubung dengan rekan kerja lainnya.

Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review Analytic Services pada 2018, menunjukkan bahwa setiap organisasi menyelenggarakan rata-rata sekitar 72 acara dalam setahun. Namun demikian dengan adanya pandemi Covid-19 seperti yang terjadi sekarang ini tampaknya mereka harus kembali menyusun jadwal baru, ketika akan menyelenggarakan acara tersebut.
.
Untungnya teknologi baru telah menawarkan sejumlah cara inovatif, untuk mengadakan versi digital sebagai pengganti bagi setiap acara yang tertunda. Sehingga bisa tetap berjalan secara online. Namun demikian proses tersebut harus memperhatikan beberapa aspek, diantaranya adalah :

1.Memilih Format Digital yang Tepat

Acara besar yang mengumpulkan banyak orang selama satu hari lebih, sering tidak bisa terlaksana karena berbagai alasan. Namun kita dapat bagi acara menjadi beberapa sesi, panel, dan lokakarya online yang dapat diselenggarakan dalam kelompok yang lebih kecil selama beberapa minggu ke depan.

Saat ini adalah waktu yang ideal untuk memanfaatkan format online. Misalnya dengan melakukan tanya jawab di twitter secara group, untuk menjadi tempat menetapkan waktu rapat dengan komunitas .Kemudian menjawab pertanyaan selama satu jam. Intinya memanfaatkan media platform sebagai sarana hubungan komunikasi dan disukusi.

Acara internal dapat menjadi lebih kolaboratif dengan alat curah pendapat digital canggih seperti Klaxoon, yang sepenuhnya kompatibel dengan Tim Microsoft.

2.Memilih Medis Sosial Yang Sesuai untuk Promosi

Tak dipungkiri lagi bahwa jejaring sosial adalah komponen penting, dari upaya pemasaran perusahaan untuk mempromosikan acara digital. Facebook dan YouTube telah banyak menawarkan opsi video langsung tanpa batas peserta.
Caranya hanya dengan kirim tautan (link) terlebih dahulu ke komunitas melalui email, dan membuat acara lewatFacebook atau Grup Facebook yang didedikasikan untuk merek, produk, atau layanan usaha. Facebook memungkinkan kita untuk mengundang semua anggota grup ke sesi langsung dalam satu klik. Ini menciptakan peluang untuk semua jenis bisnis, termasuk usaha yang tidak online sebelumnya.

3.Mempertimbangkan Teknologi VR

Pada beberapa opsi tertentu, penggunaan perangkat VR (Virtual Reality) bisa menjadi alternatif yang menjanjikan. Memanfaatkan VR adalah cara yang bagus untuk menghabiskan waktu luang saat kita berada di rumah. Aplikasi seperti Minsar dapat dengan cepat diunduh dan memungkinkan kita membuat lingkungan VR sendiri tanpa coding. Keterlibatan VR bahkan selangkah lebih maju, karena dapat menyelenggarakan sesi langsung dalam realitas virtual. Atau jika tidak ingin melakukannya sendiri, Virtuose Reality Studio juga dapat membuat ruang VR untuk kita.

4.Menyelenggarakan Acara Secara Teratur

Tidak ada yang tahu berapa lama pandemi ini akan berlangsung, tetapi sebuah laporan dari Department of Health and Human Services memperkirakan bahwa langkah-langkah jarak sosial, perlu tetap di tempat selama setidaknya 18 bulan. Hal ini sesuai dengan temuan dari ahli epidemiologi di Imperial College London.

Apa pun yang terjadi, acara digital kita akan memerlukan irama teratur. Sehingga pelanggan, prospek, dan pengguna dapat terbiasa dengan cara komunikasi baru merek perusahaan kita.(Artiah)

Sumber/foto : entrepreneur.com/pgi.ca