Lima Cara Membuat Rapat Tatap Muka Lebih Efektif

Lima Cara Membuat Rapat Tatap Muka Lebih Efektif

Gagal menggunakan waktu dengan bawahan langsung dengan cara yang berarti atau, lebih buruk lagi, melewatkan rapat tatap muka ini sama sekali dapat menyebabkan gesekan yang lebih tinggi dan menggagalkan tujuan organisasi.

Di tengah kesibukan mengejar tanggung jawab dan tenggat waktu sehari-hari, berhenti sejenak untuk mengadakan pertemuan tatap muka bisa seperti buang-buang waktu saja. Bagi banyak orang, hal itu terasa tidak penting tetapi juga menyakitkan dan bikin tidak nyaman. Menurut penelitian yang dilakukan di Humu, perasaan ini sangat umum sehingga 1 dari 4 orang sama sekali tidak mau mengadakan pertemuan tatap muka dengan manajer atau bawahan langsung mereka.

Sayangnya, keadaan bisa menjadi lebih buruk jika tidak ada pengawasan secara reguler. Karyawan yang tidak mealukan rapat tatap muka dengan manajer mereka lebih cenderung pindah kerja. Dan meskipun melewatkan rapat ini mungkin berpulang pada keputusan manajer, mereka lebih cenderung kehilangan kesempatan untuk membangun kepercayaan dan keselarasan dalam tim mereka. Jadi, apa yang dapat dilakukan manajer untuk membuat pengawasan regular ini menjadi lebih efektif?

Artikel ini membagikan lima langkah yang didukung sainS untuk membantu para manajer mengatur rapat dengan laporan dan anggota tim sehingga karyawan akan merasa bersemangat, bukannya terkuras tenaganya karena rapat ini di tahun mendatang.

1. Mengadakan rapat lebih sering.

Dengan jadwal penuh sesak, dapat dipahami bahwa manajer sering kali mengesampingkan tugas-tugas mendesak yang dianggap memiliki nilai lebih tinggi. Konon, mentalitas ini bisa menjadi kontraproduktif bagi hubungan manajer-karyawan.

Survei yang dilakukan oleh Humu baru-baru ini terhadap 350 manajer dan kontributor individu mengungkapkan bahwa karyawan yang mengadakan rapat tatap muka setidaknya sekali seminggu dilaporkan merasa lebih baik tentang hal ini daripada karyawan yang jarang mengadakannya. Keterhubungan yang diperoleh dari rapat itu dapat membantu mengurangi perasaan negatif, seperti ketakutan atau kecemasan, yang mungkin muncul saat bertemu dengan atasan. Faktanya, individuyang melakukan rapat tatap mukan mingguan dilaporkan merasa 20% berkurang kecemasannya, ketakutan mereka berkurang 17% , dan 12% lebih berhasil dalam pekerjaan mereka, secara rata-rata, dibandingkan dengan rekan kejanya yang jarang bertemu dengan manajernya.

2. Selaraskan dengan apa yang ingin Anda dapatkan dari rapat ini.

Perasaan cemas, canggung, atau takut yang sering ditimbulkan dalam rapat tatap muka ini berasal dari ekspektasi yang tidak selaras. Manajer dan karyawan seringkali tidak memiliki tujuan bersama untuk saat ini. Bagi beberapa orang, percakapan yang muncul mungkin terasa dipaksakan atau dibentuk oleh ide-ide eksternal tentang rapat tatap muka yang ideal, bukannya apa yang akan bermanfaat bagi kedua belah pihak.

Pada akhirnya, pendekatan satu untuk semua tidak akan berhasil. Tujuan dari setiap rapat akan bervariasi berdasarkan pada jenis-jenis manusia yang terlibat dan situasi saat ini yang mereka hadapi. Beberapa individu mungkin ingin menggunakan sarana ini untuk berfokus terutama pada membangun koneksi pribadi, sementara yang lain mungkin ingin menangani pengembangan dan pembinaan karier. Meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan individu ini penting bagi manajer. Studi tentang teori pertukaran antara pemimpin-anggota menyoroti tentang manfaat menyesuaikan hubungan Anda dengan setiap bawahan untuk membangun hubungan yang bermakna berdasarkan kepercayaan. Penelitian Humu mendukung hal ini. Karyawan dengan manajer berkualitas tinggi tiga kali lipat lebih peduli dan punya lebih banyak waktu untuk mengenal bawahan mereka daripada karyawan yang diatur oleh manajer berkualitas buruk. Manajer harus menggunakan rapat ini dengan bawahan langsung untuk memahami kebutuhan unik, minat, dan preferensi umpan balik mereka.

Dengan bekerja bersama untuk menetapkan ekspektasi dan tujuan dari rapat tatap muka itu, baik manajer maupun karyawan akan berkurang kecemasannya saat menghadapinya dan akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menjadikan rapat itu efektif.

3. Mendorong penetapan agenda dua arah.

Banyak manajer lupa untuk mempersiapkan rapat dengan bawahan mereka dan malah terburu-buru menyusun agenda beberapa menit sebelumnya atau memutuskan untuk mengabaikannya. Seringkali, pendekatan ini menghasilkan percakapan yang tidak mengarahkan tujuan yang ingin dicapai oleh karyawan. Rapat tanpa agenda ini biasanya yang paling ditakuti oleh karyawan.

Untuk membuat penetapan agenda lebih mudah, manajer harus membuatnya dalam bentuk yang sederhana namun konsisten, dengan fokus pada topik yang paling penting untuk pengembangan karyawan. Survei Humu menanyakan kepada manajer dan kontributor individu mengenai topik mana yang harus menjadi prioritas utama dalam daftar mereka. Mereka memberi peringkat pada pentingnya topik percakapan yang terkait dengan enam elemen manajemen yang efektif: umpan balik, pengakuan, struktur, pengembangan, penyelarasan misi, dan hubungan pribadi.

Hasil ini menyoroti ketidakselarasan dalam cara kontributor individu dan manajer dalam memprioritaskan bidang-bidang utama, seperti apa yang terjadi dalam konteks organisasi, pengembangan karier, kehidupan di luar pekerjaan, dan merayakan pencapaian. Percakapan tentang pengembangan dan menghubungkan pekerjaan mereka dengan keseluruhan misi, jauh lebih penting bagi karyawan daripada bagi manajer. Sedangkan daftar pribadi dan memberikan pengakuan mungkin ditekankan oleh manajer dalam pengaturan ini. Dalam semua hubungan ini, manajer membutuhkan masing-masing dari enam elemen ini agar berhasil, tetapi campurannya akan bervariasi berdasarkan kebutuhan unik dari masing-masing karyawan.

Untuk mengembangkan agenda yang mencakup jumlah waktu yang sesuai untuk setiap topik, manajer dapat berfokus pada lima pertanyaan kunci saat bertemu dengan bawahannya:

Hal-hal apa yang sudah berjalan dengan baik? Ini menawarkan momen khusus untuk refleksi diri dan pengakuan.

Di mana saya bisa membantu? Gunakan item agenda ini untuk mengklarifikasi arah dan mengatasi hambatan apa pun. Pertanyaan ini menyentuh topik inti struktur (detail taktis, prioritas), umpan balik, dan penyelarasan misi.

Apa prioritas utama Anda hari ini? Menyelaraskan prioritas secara teratur akan memperjelas pekerjaan karyawan, serta memberi pemahaman yang lebih menyeluruh. Jika ada ketidakselarasan, pertanyaan ini dapat membantu manajer mengidentifikasi kebutuhan untuk pengembangan karyawan dalam jangka panjang atau umpan balik yang berpotensi penting.

Apakah ada sesuatu yang baru yang ingin Anda masukkan ke dalam daftar saya? Mengajukan pertanyaan ini adalah cara lain untuk tetap berada dalam perspektif yang sama, dan ini membantu manajer mengidentifikasi potensi masalah sebelum muncul. Jika ada masalah potensial, manajer dapat mengatasinya lebih awal dan memberikan dukungan.

Bagaimana perasaan Anda di luar masalah pekerjaan? Menyertakan topik di luar pekerjaan sehari-hari membantu membangun hubungan pribadi dan kepercayaan serta dapat membantu mengurangi risiko bias kedekatan pribadi dalam lingkungan kerja yang dipenuhi beragam manusia.

Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membingkai keseluruhan agenda. Tetapi, bawahan juga harus diminta untuk menambahkan butir-butir yang lebih spesifik ke dalam agenda sepanjang minggu di antara percakapan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menggunakan waktu secara efektif untuk mendapatkan apa yang mereka butuhkan sambil memperjelas bahwa mereka bersama-sama bertanggung jawab untuk memanfaatkan waktu pribadi bersama.

4. Fokus pada hasil, bukan proses.

Saat mendiskusikan proyek dengan bawahan, pertanyaan yang berfokus pada proses dapat dianggap sebagai manajemen mikro dan tidak memastikan hasil yang sukses. Pertanyaan seperti “Apa yang Anda lakukan hari ini?” atau “Bagaimana kabar Anda?” dapat membuat pengawasan terasa lebih seperti interogasi daripada percakapan. Sebaliknya, manajer harus berfokus untuk memberikan tujuan yang jelas kepada para karyawan dan membiarkan mereka menyelesaikannya dengan cara yang paling masuk akal bagi mereka.

Dalam pekerjaan sebelumnya di Proyek Oksigen Google, Humu mengungkap 10 perilaku untuk menjadi manajer yang hebat. Memberdayakan bawahan bukannya melakukan manajemen mikro pada tim dan berorientasi pada hasil keduanya ada dalam daftar itu. Strategi-strategi ini bahkan lebih penting ketika dipakai untuk mengelola lingkungan kerja yang campuran, di mana manajemen mikro bisa menjadi godaan yang lebih besar bagi para manajer. Misalnya, daripada menguraikan semua hal-hal utama dalam proyek dan langkah selanjutnya, manajer dapat mendiskusikan hasil yang diinginkan dengan bawahannya dan meminta mereka untuk memberikan beberapa opsi untuk langkah selanjutnya dan apa alasannya. Hal ini membuat karyawan memiliki suara dalam proyek itu serta membuat manajer dapat memeriksa kembali kemajuan yang ada dan menawarkan umpan balik atau membantu memperbaiki arah.

Jika seorang karyawan berjuang untuk mencapai suatu hasil atau mengidentifikasi tindakan yang terbaik, manajer dapat menggunakan langkah di atas satu per satu untuk mengidentifikasi area masalah dan bertukar pikiran secara kolaboratif tentang solusinya. Pendekatan ini menciptakan kondisi yang tepat bagi keamanan psikologis. Hal ini membuat manajer dapat memimpin dengan kepercayaan sambil memberikan ruang yang aman kepada bawahan untuk bereksperimen, gagal, atau berkembang. Jika karyawan tidak merasa aman untuk terbuka tentang kesalahannya, mereka akan berjuang sendiri secara diam-diam, dan bukannya menggunakan manajer mereka sebagai sumber untuk memecahkan masalah.

5. Tindak lanjut.

Tidak ada yang lebih mengesalkan bawahan selain mendiskusikan masalah atau peluang dengan manajer yang tidak pernah menindaklanjuti hal itu setelah percakapan awal. Manajer harus membuat catatan, meninjaunya setelah rapat, dan melakukan tindakan yang berasal dari percakapan sebelum rapat mingguan berikutnya. Manajer mengharapkan ini dari bawahan tetapi juga perlu meminta pertanggungjawaban diri mereka sendiri.

Ketika seorang bawahan melihat seorang manajer melakukan sesuatu yang mereka minta dalam rapat, hal itu akan membangun kepercayaan untuk keberhasilan jangka panjang dari hubungan itu. Saat percakapan yang sulit terjadi, menindaklanjutinya dengan laporan melalui email juga dapat membantu memuluskan setiap sisi emosional yang kasar, mengklarifikasi umpan balik yang konstruktif, dan memandu langkah selanjutnya bagi karyawan tersebut.

Dengan membingkai ulang pemahaman tentang keseluruhan tujuan dan struktur agenda manajer, para pemimpin dapat menciptakan kontak yang lebih bermakna dengan bawahannya dan mendorong hasil yang lebih baik.

Mengadakan rapat saja tidak akan membuat perubahan, tetapi ketika percakapan tatap muka itu dinilai bermanfaat serta dilakukan dengan konsisten dan manusiawi, hal itu bisa menjadi sesuatu yang benar-benar dinantikan oleh manajer dan karyawan.

Sumber/foto : sloanreview.mit.edu/liveabout.com